Khóa học Kỹ năng Quản lý Thời gian

Mục lục [Ẩn]

Thời gian là thứ tài nguyên vô cùng quý giá mà mọi người đều có nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng một cách hiệu quả. Tận dụng tốt thời gian không chỉ giúp bạn có thể làm việc hiệu quả mà còn có thể giúp bạn tận hưởng cuộc sống tốt hơn. Khóa học kỹ năng quản lý thời gian  do iRTC tổ chức sẽ giúp bạn học cách sử dụng thời gian một cách thông minh và hiệu quả, từ đó giúp bạn đạt được những mục tiêu đề ra trong công việc và cuộc sống.

Tổng quan khóa học

Mỗi người đều có lượng thời gian 24 tiếng mỗi ngày như nhau nhưng có người luôn quay cuồng trong vòng xoay công việc và gia đình nhưng có những người lại có thể xắp sếp và tận dụng thời gian hiệu quả để từ đó có chất lượng cuộc sống tốt hơn. Điểm khác biệt giữa 2 nhóm người này nằm ở kỹ năng quản lý thời gian.

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, sự bận rộn và áp lực công việc là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn có kỹ năng quản lý thời gian tốt, bạn sẽ có thể giảm thiểu áp lực tăng năng suất làm việc và tận dụng tối đa thời gian có sẵn để đạt được mục tiêu đã đề ra trong công việc và cuộc sống.

Khóa học quản lý thời gian của iRTC phù hợp với mọi đối tượng học viên, giúp người học thay đổi cách nhìn nhận về thời gian cũng như nắm được các phương pháp hiệu quả để quản lý thời gian tốt hơn. Bên cạnh các kiến thức, giảng viên sẽ còn chia sẻ tới học viên những công cụ hữu ích có thể áp dụng vào quản lý thời gian hằng ngày.

Quản lý thời gian là gì?

Hiểu một cách đơn giản, quản lý thời gian là việc sắp xếp, phân chia, lên kế hoạch các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định, đồng thời kiểm soát hiệu quả thời gian phân bổ cho một công việc.

Việc lập kế hoạch chi tiết tùy vào mục đích của mình, có thể giúp chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Chúng ta có thể lập kế hoạch công việc theo từng cột mốc hoặc theo ngày, theo tuần và theo tháng, năm.

Vì sao phải quản lý thời gian?

Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, việc phân bổ thời gian hợp lý là điều hết sức quan trọng, đem lại hiêu quả, giúp bạn hoàn thành lượng công việc nhiều hơn.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả giúp gia tăng năng suất đạt chất lượng công việc, giảm tải áp lực công việc, đồng thời cuộc sống tinh thần cũng được cải thiện cân bằng tốt hơn.

Mục tiêu khóa học quản lý thời gian

Mục tiêu khóa đào tạo kỹ năng quản lý thời gian iRTC gồm:

• Đào tạo nhận thức, thay đổi tư duy giúp học viên hiểu rõ được tầm quan trọng của quản lý thời gian.
• Xác định được những vấn đề gây lãng phí vô lý thời gian và cách khắc phục loại bỏ chúng.
• Giúp học viên hiểu được những nguyên tắc cốt lõi trong quản lý thời gian.
• Đào tạo kỹ năng về những công cụ quản lý thời gian, vận dụng trong cuộc sống và công việc một cách hiệu quả.
• Đào tạo cách thức tổ chức công việc hiệu quả ứng dụng phù hợp vào thực tiễn công việc .
• Giúp học viên giảm áp lực và tránh bị quá tải công việc thông qua những chia sẽ, bí quyết bổ ích về quản lý thời gian.
• Sau khi tham gia khóa học, giúp học viên hình thành tư duy mới, có cái nhìn mới về cách quản lý thời gian, từ đó tăng hiệu quả năng suất công việc, cải thiện chất lượng cuộc sống.

Đới tượng của khóa học

• Các cấp quản lý lãnh đạo tại doanh nghiệp
• Giám đốc/phó giám đốc các bộ phận.
• Các trưởng,  phó phòng ban
• Những cá nhân đang gặp vấn đề quản lý thời gian, muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng.

Phương pháp đào tạo

Với kinh nghiệm của chuyên gia, khóa học lấy học viên làm trung tâm, truyền đạt kiến thức kỹ năng một cách ngắn gọn, thực tế nhưng hiệu quả. Bên cạnh đó, giảng viên áp dụng phương pháp đa dạng linh động, bài tập tình huống thực tế, giúp học viên dễ dàng tiếp thu, vận dụng một cách hiệu quả vào thực tiễn.

Khóa học sẽ bao gồm các hoạt động:

• Trao đổi thảo luận
• Nghiên cứu tình huống
• Thuyết trình
• Bài giảng
• Chia sẻ từ giảng viên

Chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian

NHẬN THỨC VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian và hiệu quả công việc

• Thời gian – nguồn lực hữu hạn của mỗi cá nhân.
• Quản lý thời gian và quản lý năng lượng.
• Mối quan hệ giữa thời gian – năng suất – chất lượng – kết quả.
• Vì sao “bận rộn” chưa chắc đồng nghĩa với “hiệu quả”?

Nhận diện các nguyên nhân gây lãng phí thời gian

• Không có mục tiêu rõ ràng.
• Không lập kế hoạch.
• Không xác định ưu tiên.
• Trì hoãn công việc.
• Làm việc thiếu tập trung.
• Họp và trao đổi không hiệu quả.
• Xử lý email/tin nhắn liên tục.
• Làm quá nhiều việc cùng lúc.
• Công việc phát sinh và gián đoạn thường xuyên.

Đánh giá thực trạng sử dụng thời gian

• Phân tích “Time Log” – nhật ký sử dụng thời gian.
• Xác định nhóm công việc tạo giá trị.
• Xác định nhóm công việc gây lãng phí.
• Bài tập: Phân tích một ngày làm việc thực tế của bản thân.

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC

Từ mục tiêu đến hành động

• Xác định mục tiêu công việc.
• Chuyển mục tiêu thành nhiệm vụ cụ thể.
• Xác định kết quả đầu ra cần đạt.
• Xác định deadline và nguồn lực cần thiết.

Phân loại mức độ ưu tiên

• Công việc quan trọng.
• Công việc khẩn cấp.
• Công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Công việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.
• Công việc có thể ủy quyền.
• Công việc cần loại bỏ hoặc giảm tần suất.

Ma trận Eisenhower

• Do First: Làm ngay.
• Schedule: Lập kế hoạch thực hiện.
• Delegate: Ủy quyền.
• Eliminate: Loại bỏ.

Nguyên tắc Pareto 80/20

• Xác định 20% công việc tạo ra 80% kết quả.
• Tập trung vào công việc có giá trị cao.
• Ứng dụng Pareto trong quản lý khách hàng, doanh số, sản xuất và quản lý nhân sự.

Thực hành: Bài tập: Xây dựng “Top 5 Priority” của một ngày làm việc.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ

Chia nhỏ công việc

• Xác định nhiệm vụ lớn.
• Chia thành các bước thực hiện.
• Xác định thời gian cho từng bước.
• Xác định người chịu trách nhiệm.

Quản lý deadline

• Thiết lập deadline thực tế.
• Xác định mốc trung gian.
• Kiểm soát công việc có nguy cơ trễ hạn.
• Cảnh báo sớm khi không thể hoàn thành cam kết.

Quy tắc 2 phút

• Nhận diện công việc có thể xử lý ngay.
• Tránh tạo thêm “backlog” công việc nhỏ.

Kanban cá nhân

• To Do.
• Doing.
• Waiting.
• Done.
• Theo dõi công việc tồn đọng và công việc đang xử lý.

Thực hành: Thiết lập bảng quản lý công việc cá nhân theo Kanban.

KIỂM SOÁT TRÌ HOÃN VÀ TĂNG KHẢ NĂNG TẬP TRUNG

Vì sao chúng ta trì hoãn?

• Công việc quá khó.
• Không biết bắt đầu từ đâu.
• Thiếu động lực.
• Sợ sai hoặc sợ thất bại.
• Công việc không rõ mục tiêu.
• Bị phân tán bởi môi trường làm việc.

Các phương pháp chống trì hoãn

• Quy tắc 5 phút.
• Chia nhỏ nhiệm vụ.
• Thiết lập deadline cá nhân.
• Bắt đầu từ bước đơn giản nhất.
• Tạo cam kết thực hiện.

Tăng khả năng tập trung

• Single-tasking.
• Deep Work.
• Pomodoro.
• Quản lý thông báo.
• Kiểm soát việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

Thực hành : Thiết kế “Focus Time” cho một ngày làm việc thực tế.

ỦY QUYỀN VÀ PHỐI HỢP ĐỂ TỐI ƯU THỜI GIAN

Khi nào nên tự làm và khi nào nên ủy quyền?

• Công việc bắt buộc phải tự thực hiện.
• Công việc có thể giao cho nhân viên.
• Công việc cần phối hợp.
• Công việc có thể tự động hóa.

Kỹ năng giao việc

• Giao đúng người.
• Giao rõ kết quả cần đạt.
• Xác định deadline.
• Xác định tiêu chuẩn hoàn thành.
• Kiểm tra và phản hồi.

Kiểm soát công việc được ủy quyền

• Không “ôm việc”.
• Không giao việc rồi bỏ mặc.
• Thiết lập checkpoint.
• Kiểm soát kết quả thay vì kiểm soát từng thao tác.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CÁ NHÂN

Thiết lập hệ thống quản lý công việc

• Danh sách công việc.
• Lịch làm việc.
• Deadline.
• Priority.
• Reminder.
• Weekly Review.

Công cụ hỗ trợ

• Microsoft To Do.
• Google Calendar.
• Google Tasks.
• Excel/Google Sheets.
• Ứng dụng AI hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ công việc.

THỰC HÀNH TỔNG HỢP – XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CÁ NHÂN

Học viên thực hành:

1. Phân tích quỹ thời gian hiện tại.
2. Xác định các hoạt động gây lãng phí.
3. Xác định mục tiêu công việc.
4. Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.
5. Thiết lập Time Blocking.
6. Thiết lập hệ thống theo dõi Deadline.
7. Xây dựng phương án xử lý công việc phát sinh.
8. Xây dựng “Personal Time Management Plan”.

Tổng kết khóa học, giải đáp thắc mắc, làm bài kiểm tra cuối khóa và cấp chứng nhận.

Thời lượng khóa học : 04 buổi/ khóa (02 ngày)
Học phí: 2.400.000 VNĐ/ khóa

Ưu đãi:

• Giảm còn 2.000.000 VNĐ/ khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc đăng ký nhóm >= 3 người
• Giảm còn 2.200.000 VNĐ/ khóa nếu đóng học phí trước khai giảng 05 ngày.

Bao gồm : Tài liệu + Teabreak + Chứng nhận (Học viên được cấp chứng nhận vào buổi cuối khóa học)

Hãy liên hệ với chúng tôi để biết cụ thể chương trình đào tạo