Khóa học Kỹ năng lập và quản lý hồ sơ - tài liệu

Mục lục [Ẩn]

Quản lý hồ sơ tài liệu khoa học sẽ đảm bảo hồ sơ tài liệu luôn được cập nhật, theo dõi và luôn trong trạng thái sãn sàng để sử dụng. Khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ tài liệu của iRTC sẽ giúp cho học viên nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ tài liệu cũng như nâng cao kỹ năng cần thiết để có thể quản lý hồ sơ tài liệu tại doanh nghiệp hiệu quả.

Tổng quan khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ - tài liệu

Với các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp áp dụng ISO thì hồ sơ tài liệu rất quan trọng. Việc tổ chức hồ sơ tài liệu theo ISO đang được xem như quy chuẩn khi giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tài liệu chặt chẽ, đảm bảo tính vẹn toàn và bảo mật của dữ liệu và giúp việc tra cứu diễn ra dễ dàng nhanh chóng hơn.

Một số hoạt động chính trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu:

• Lập hồ sơ – Thu thập tài liệu
• Sắp xếp, phân cấp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn kiện
• Luân chuyển hồ sơ – tài liệu tới nơi cần thiết
• Đảm bảo sự toàn vẹ và bảo mật của hồ sơ – tài liệu
• Sử dụng hồ sơ – tài liệu
• Hủy hồ sơ – tài liệu

Khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ của iRTC sẽ cung cấp cho người học những kiến thức và kỹ năng cần thiết để lập, quản lý và kiểm soát hồ sơ trong các tổ chức, doanh nghiệp, hay tổ chức phi lợi nhuận. Với những ai làm việc trong lĩnh vực ISO hay quản lý chất lượng thì khóa học này là một sự bổ xung năng lực vô cùng cần thiết. Không chỉ cung cấp về kiến thức, giảng viên của khóa học sẽ còn chia sẻ tới học viên những kinh nghiệm thực tế trong việc lập cũng như quản lý hồ sơ tài liệu.

Mục tiêu khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ - tài liệu

Khóa học Lập và Quản lý hồ sơ tài liệu giúp học viên:

• Nắm được phương pháp và quy trình quản lý hồ sơ và tài liệu theo phù hợp theo các tiêu chuẩn ISO
• Biết được các kỹ năng cần thiết để quản lý hồ sơ và tài liệu một cách hiệu quả
• Biết được cách hệ thống hóa hồ sơ lưu trữ
• Có được tư duy cải tiến hoạt động lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ – tài liệu phù hợp với đặc thù và điều kiện vận hành của doanh nghiệp
• Được giải đáp những vướng mắc liên quan tới hoạt động lưu trữ hồ sơ – tài liệu tại doanh nghiệp cũng như hướng giải quyết
• Nắm được các phương tiện lưu trữ và quản lý hồ sơ
• Biết được những sai sót thường gặp trong quá trình lưu trữ hồ sơ – tài liệu tại doanh nghiệp

Khóa học phù hợp với

Đối tượng của khóa học:

• Nhân viên văn thư
• Nhân viên hành chánh – nhân sự
• Nhân viên ISO
• Thành viên ban ISO
• Các vị trí có liên quan tới hồ sơ – tài liệu
• Trưởng/ phó phòng có liên quan
• Các cá nhân muốn cải thiện kỹ năng làm việc

Hình thức đào tạo

Khóa học được giảng dạy bởi chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ISO, từng đào tạo và tư vấn về ISO và quy trình cho nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh kiến thức chuyên môn và kỹ năng, học viên còn được chuyên gia chia sẻ những tình huống thực tế và cách giải quyết phù hợp. Việc thực hành sẽ được lồng ghép đan xen giúp học viên tiếp thu kiến thức một cách tốt hơn.

Khóa học bao gồm:

• 70% thực hành – 30% lý thuyết
• Thuyết trình
• Bài tập tình huống
• Thảo luận nhóm
• Video clips
• Chia sẻ kinh nghiệm từ chuyên gia

Chương trình đào tạo

Tổng quan về hoạt động quản lý hồ sơ – tài liệu tại doanh nghiệp

• Định nghĩa về hồ sơ – tài liệu trong doanh nghiệp.
• Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ – tài liệu trong quản trị doanh nghiệp.
• Các nguyên tắc quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp.

Các phương pháp quản lý – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ và tài liệu trong doanh nghiệp

Các phương pháp sắp xếp hồ sơ:

• Phương pháp sắp xếp theo đơn vị cung cấp
• Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian
• Phương pháp sắp xếp theo từng dự án – hợp đồng
• Phương pháp sắp xếp theo từng bộ phận chức năng
• Phương pháp sắp xếp theo vị trí địa lý

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ:

• Lưu trữ theo vần, ký tự
• Lưu trữ theo mã số

Các thuận lợi và khó khăn của các phương pháp trên.

Các phương tiện lưu trữ và quản lý hồ sơ

• Sử dụng vi phim trong lưu trữ hồ sơ
• Lưu trữ hồ sơ trên máy tính

Quy trình lưu trữ hồ sơ

• Xây dựng các chính sách, quy trình và thủ tục lưu trữ hồ sơ
• Phổ biến quy trình và thủ tục quản lý hồ sơ cho nhân viên
• Tiến hành sắp xếp hồ sơ theo hệ thống
• Lập danh mục tài liệu - hồ sơ
• Theo dõi và cập nhật tài liệu – hồ sơ

Những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu – hồ sơ của doanh nghiệp và giải đáp thắc mắc

• Giới thiệu học viên những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu và hồ sơ tại doanh nghiệp và cách hướng giải quyết.
• Những sai lầm thường mắc phải trong việc quản lý hồ sơ – tài liệu
• Chia sẻ kinh nghiệm từ giảng viên, giải đáp những thắc mắc.

Kiểm tra và kết thúc khóa học

• Làm bài kiểm tra.
• Trao chứng chỉ.

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC: 04 buổi (02 ngày)
HỌC PHÍ PUBLIC: 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:

• Giảm còn : 2.100.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 3 người
• Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.

Học phí trên đã bao gồm: Học phí + Tài liệu + chứng chỉ + Teabreak