Khóa học Kỹ năng lập và Quản lý Hồ sơ - Tài liệu

Mục lục [Ẩn]

Quản lý hồ sơ tài liệu khoa học sẽ đảm bảo hồ sơ tài liệu luôn được cập nhật, theo dõi và luôn trong trạng thái sãn sàng để sử dụng. Khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ tài liệu của iRTC sẽ giúp cho học viên nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ tài liệu cũng như nâng cao kỹ năng cần thiết để có thể quản lý hồ sơ tài liệu tại doanh nghiệp hiệu quả.

Tổng quan khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ - tài liệu

Với các doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp áp dụng ISO thì hồ sơ tài liệu rất quan trọng. Việc tổ chức hồ sơ tài liệu theo ISO đang được xem như quy chuẩn khi giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát tài liệu chặt chẽ, đảm bảo tính vẹn toàn và bảo mật của dữ liệu và giúp việc tra cứu diễn ra dễ dàng nhanh chóng hơn.

Một số hoạt động chính trong việc quản lý hồ sơ và tài liệu:

• Lập hồ sơ – Thu thập tài liệu
• Sắp xếp, phân cấp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn kiện
• Luân chuyển hồ sơ – tài liệu tới nơi cần thiết
• Đảm bảo sự toàn vẹ và bảo mật của hồ sơ – tài liệu
• Sử dụng hồ sơ – tài liệu
• Hủy hồ sơ – tài liệu

Khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ của iRTC sẽ cung cấp cho người học những kiến thức và kỹ năng cần thiết để lập, quản lý và kiểm soát hồ sơ trong các tổ chức, doanh nghiệp, hay tổ chức phi lợi nhuận. Với những ai làm việc trong lĩnh vực ISO hay quản lý chất lượng thì khóa học này là một sự bổ xung năng lực vô cùng cần thiết. Không chỉ cung cấp về kiến thức, giảng viên của khóa học sẽ còn chia sẻ tới học viên những kinh nghiệm thực tế trong việc lập cũng như quản lý hồ sơ tài liệu.

Mục tiêu khóa học Kỹ năng lập và Quản lý hồ sơ - tài liệu

Khóa học Lập và Quản lý hồ sơ tài liệu giúp học viên:

• Nắm vững những kỹ năng và phương pháp cần thiết để có thể quản lý hồ sơ và tài liệu một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
• Hiểu rõ nguyên tắc, quy trình và phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên nghiệp.
• Xác định, phân loại và lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ và quy trình công việc.
• Xây dựng danh mục hồ sơ, mã hóa và chuẩn hóa cách đặt tên tài liệu.
• Thực hiện sắp xếp, lưu trữ, cập nhật và tra cứu hồ sơ nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo phương pháp khoa học.
• Kiểm soát phiên bản, thời hạn bảo quản, quyền truy cập và tính bảo mật của tài liệu.
• Nhận diện và phòng ngừa các rủi ro như thất lạc, trùng lặp, sai lệch hoặc sử dụng tài liệu lỗi thời.
• Xây dựng phương án cải tiến hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu tại đơn vị.

Khóa học phù hợp với

Đối tượng của khóa học:

• Nhân viên văn thư
• Nhân viên hành chánh – nhân sự
• Nhân viên ISO
• Thành viên ban ISO
• Các vị trí có liên quan tới hồ sơ – tài liệu
• Trưởng/ phó phòng có liên quan
• Các cá nhân muốn cải thiện kỹ năng làm việc

Hình thức đào tạo

Khóa học được giảng dạy bởi chuyên gia có hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực ISO, từng đào tạo và tư vấn về ISO và quy trình cho nhiều doanh nghiệp. Bên cạnh kiến thức chuyên môn và kỹ năng, học viên còn được chuyên gia chia sẻ những tình huống thực tế và cách giải quyết phù hợp. Việc thực hành sẽ được lồng ghép đan xen giúp học viên tiếp thu kiến thức một cách tốt hơn.

Khóa học bao gồm:

• 70% thực hành – 30% lý thuyết
• Thuyết trình
• Bài tập tình huống
• Thảo luận nhóm
• Video clips
• Chia sẻ kinh nghiệm từ chuyên gia

Chương trình đào tạo

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

• Khái niệm và phân biệt hồ sơ, tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu trữ.
• Vai trò của công tác quản lý hồ sơ đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức.
• Các nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu: đầy đủ, chính xác, khoa học, nhất quán và dễ truy xuất.
• Những sai sót thường gặp trong quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.
• Nhận diện các vấn đề: hồ sơ thiếu thành phần, lưu trữ phân tán, đặt tên không thống nhất, trùng lặp và thất lạc tài liệu.

Thực hành: Phân tích một tình huống quản lý hồ sơ thiếu khoa học và xác định nguyên nhân, hậu quả, hướng khắc phục.

KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ VÀ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU KHOA HỌC

• Xác định hồ sơ cần lập theo chức năng, nhiệm vụ và từng quy trình công việc.
• Phân loại hồ sơ theo phòng ban, nghiệp vụ, dự án, khách hàng, thời gian và mức độ bảo mật.
• Xác định thành phần tài liệu cần có trong từng loại hồ sơ.
• Phương pháp thu thập, kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lệ và sự thống nhất của tài liệu.
• Xây dựng danh mục hồ sơ và quy tắc mã hóa hồ sơ.
• Thiết lập cấu trúc hồ sơ, trình tự sắp xếp và quy tắc đánh số tài liệu.
• Xây dựng checklist kiểm tra hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
• Xác định trách nhiệm lập, cập nhật, kiểm tra và bàn giao hồ sơ.

Thực hành:

• Phân loại bộ tài liệu hỗn hợp thành các nhóm hồ sơ phù hợp.
• Xây dựng danh mục hồ sơ cho một phòng ban hoặc bộ phận cụ thể.
• Lập checklist kiểm tra thành phần hồ sơ và xác định tài liệu còn thiếu.

KỸ NĂNG SẮP XẾP, LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU HỒ SƠ GIẤY

• Nguyên tắc sắp xếp hồ sơ giấy theo hệ thống thống nhất.
• Phương pháp sắp xếp theo thời gian, mã hồ sơ, nghiệp vụ và đối tượng quản lý.
• Kỹ năng lập bìa hồ sơ, nhãn hồ sơ, mục lục và phiếu theo dõi.
• Tổ chức tủ hồ sơ, kệ lưu trữ và sơ đồ vị trí lưu trữ.
• Quy trình tiếp nhận, bàn giao, mượn, trả và khai thác hồ sơ.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ, kiểm kê định kỳ và xử lý hồ sơ thất lạc.
• Các biện pháp bảo quản hồ sơ, phòng ngừa hư hỏng và hạn chế truy cập trái phép.

Thực hành: Tổ chức sắp xếp một bộ hồ sơ giấy theo mã hồ sơ, lập nhãn lưu trữ và xây dựng phương án tra cứu nhanh.

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TỐI ƯU HÓA TRA CỨU TÀI LIỆU

• Nguyên tắc tổ chức và quản lý hồ sơ điện tử.
• Xây dựng cấu trúc thư mục lưu trữ dùng chung theo phòng ban, nghiệp vụ và dự án.
• Chuẩn hóa quy tắc đặt tên file, mã tài liệu và thông tin nhận diện.
• Quản lý tài liệu Word, Excel, PDF, email, hình ảnh và tài liệu được số hóa.
• Sử dụng các thuộc tính tìm kiếm: mã hồ sơ, tên tài liệu, ngày tháng, bộ phận và từ khóa.
• Quản lý phiên bản tài liệu, lịch sử cập nhật và trạng thái phê duyệt.
• Phân quyền truy cập, chia sẻ tài liệu và kiểm soát việc chỉnh sửa.
• Sử dụng các công cụ lưu trữ điện tử như máy chủ nội bộ, hệ thống quản lý tài liệu và nền tảng lưu trữ đám mây phù hợp.
• Sao lưu dữ liệu, phục hồi tài liệu và phòng ngừa mất mát thông tin.
• Những lưu ý khi sử dụng công cụ AI hỗ trợ phân loại, tóm tắt và tìm kiếm tài liệu; kiểm tra kết quả và bảo vệ dữ liệu trước khi sử dụng.

Thực hành:

• Thiết kế cấu trúc thư mục lưu trữ điện tử cho một phòng ban.
• Chuẩn hóa tên file và xây dựng quy tắc mã hóa tài liệu.
• Thiết lập bảng danh mục hồ sơ bằng Excel.
• Thực hành tìm kiếm, cập nhật và kiểm soát phiên bản tài liệu.

KIỂM SOÁT, BẢO MẬT VÀ THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ

• Nguyên tắc bảo mật và quản lý quyền truy cập hồ sơ, tài liệu.
• Phân loại tài liệu theo mức độ hạn chế truy cập phù hợp với quy định nội bộ.
• Quản lý tài liệu mật, hồ sơ nhân sự, hợp đồng và dữ liệu có thông tin cá nhân.
• Kiểm soát việc sao chép, gửi, chia sẻ và sử dụng tài liệu.
• Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định pháp luật áp dụng và quy định nội bộ.
• Phân biệt hồ sơ đang sử dụng, hồ sơ cần bảo quản dài hạn và hồ sơ đến hạn xem xét xử lý.
• Quy trình rà soát, phê duyệt và tiêu hủy hồ sơ hết thời hạn bảo quản theo đúng thẩm quyền.
• Phòng ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu, xóa nhầm hoặc sử dụng tài liệu không còn hiệu lực.

Thực hành:
Phân tích tình huống chia sẻ nhầm tài liệu, xác định rủi ro và đề xuất biện pháp kiểm soát phù hợp.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

• Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ từ khi phát sinh đến khi kết thúc lưu trữ.
• Xác định trách nhiệm của người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và người lưu trữ.
• Thiết lập các biểu mẫu quản lý hồ sơ thống nhất.
• Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý hồ sơ.
• Nhận diện các hoạt động gây lãng phí thời gian: tìm kiếm lâu, nhập liệu trùng lặp, lưu nhiều phiên bản và luân chuyển không cần thiết.
• Đề xuất giải pháp chuẩn hóa và cải tiến liên tục.

Thực hành: Xây dựng kế hoạch cải tiến một vấn đề thực tế trong hệ thống quản lý hồ sơ của đơn vị.

TỔNG KẾT KHÓA HỌC

• Giải đáp thắc mắc
• Chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia
• Làm kiểm tra cuối khóa
• Làm thủ tục cấp chứng nhận

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC: 04 buổi (02 ngày)
HỌC PHÍ PUBLIC: 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:

• Giảm còn : 2.100.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 3 người
• Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.

Học phí trên đã bao gồm: Học phí + Tài liệu + chứng nhận + Teabreak