Mục lục [Ẩn]

Nếu doanh nghiệp của bạn gặp phải những vấn đề khó khăn như khó chuyển giao công việc của người cũ qua người mới, phân chia công việc không đều, khó tối ưu hiệu xuất nhân viên, công việc của các bộ phận chồng chéo nhau và các phòng ban khó giao tiếp thì đây chính là lúc bạn cần chú ý tới việc xây dựng quy trình thông minh cho doanh nghiệp. Khóa học Xây dựng quy trình thông minh do iRTC tổ chức cung cấp cho học viên những kỹ năng và phương pháp cần thiết để có thể xây dựng quy trình làm việc tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Mục tiêu Khóa học xây dựng quy trình thông minh

• Hiểu được các khái niệm về quản lý/ hệ thống quản lý.
• Vai trò, giá trị của việc xây dựng được hê thống quy trình quy định.
• Hiểu được các phương pháp, cách thức xây dựng quy trình/ quy định…
• Xác định được đầu vào – đầu ra, mối tương quan giữa các Quy trình hệ thống.
• Định hướng mục tiêu cho Nhân viên làm đúng ngay từ đầu.
• Nhân viên hiểu được cách thức kiểm soát và làm chủ quy trình thực hiện.
• Phương pháp kiểm tra/ đánh giá/ duy trì cải tiến liên tục quy trình thực hiện.

Đối tượng Khóa học xây dựng quy trình

• Giám đốc
• Cấp quản lý
• Trưởng phòng
• Giám sát / Kỹ sư
• Trưởng nhóm
• Nhân Viên

Phương pháp đào tạo xây dựng quy trình

• 20% Lý thuyết - 80% thực hành trên phần mềm Excel (Mỗi nhóm 01 máy vi tính để thực tập)
• Trao đổi, thảo luận (Brain Storming)
• Làm việc nhóm (Team work)
• Bài tập tình huống
• Thuyết trình (Presentation)
• Video Clips…

Nội dung chương trình đào tạo xây dựng quy trình

TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH VÀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

Bản chất và vai trò của quy trình

• Khái niệm hệ thống quản lý, quá trình và quy trình vận hành chuẩn (SOP).
• Phân biệt quy trình, quy định, hướng dẫn công việc, biểu mẫu và hồ sơ.
• Vai trò của SOP trong chuẩn hóa hoạt động, duy trì chất lượng và kiểm soát rủi ro.
• Mối liên hệ giữa SOP với hệ thống ISO và các hệ thống quản trị như ERP, CRM.
• Lợi ích của việc chuẩn hóa quy trình đối với hiệu suất công việc và phối hợp liên phòng ban.

Nguyên tắc quản lý và kiểm soát theo quá trình

• Tư duy quản lý theo quá trình (Management by Process).
• Xác định mục tiêu và kết quả đầu ra của từng quá trình.
• Nguyên tắc làm đúng ngay từ đầu.
• Nhận diện các vấn đề phát sinh do hệ thống, phương pháp và cách thức thực hiện công việc.
• Các yêu cầu cơ bản khi xây dựng và triển khai quy trình trong doanh nghiệp.

Thực hành: Phân tích một công việc thực tế tại doanh nghiệp để xác định những bất cập do thiếu quy trình, quy trình chưa rõ ràng hoặc chưa có cơ chế kiểm soát phù hợp.

PHƯƠNG PHÁP VÀ CÔNG CỤ XÂY DỰNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT

Nguyên tắc xây dựng quy trình hiệu quả

• Xác định đúng nhu cầu và mục tiêu cần kiểm soát.
• Xây dựng quy trình đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu và dễ áp dụng.
• Phân định rõ trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận.
• Bảo đảm tính liên kết giữa các bước công việc.
• Xác định tiêu chuẩn đầu ra và phương pháp xác nhận kết quả.

Ứng dụng các công cụ xây dựng quy trình

• 5W2H: Xác định công việc, mục tiêu, người thực hiện, thời điểm, địa điểm, phương pháp và nguồn lực/chi phí liên quan.
• SIPOC: Xác định nhà cung cấp, đầu vào, quá trình, đầu ra và khách hàng của quá trình.
• PDCA: Thiết lập, thực hiện, kiểm tra và cải tiến quy trình.
• Quản lý theo quá trình: Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động và các bộ phận liên quan.
• Xác định đầu vào, đầu ra và các yêu cầu cần đáp ứng tại từng công đoạn.

Xác định mối tương quan giữa các quy trình

• Nhận diện các quy trình có liên quan trong hệ thống quản lý.
• Xác định điểm giao tiếp, bàn giao thông tin và trách nhiệm giữa các bộ phận.
• Nhận diện nguy cơ sai lệch tại các điểm chuyển giao công việc.
• Xác định các quy trình cần ưu tiên xây dựng hoặc chuẩn hóa.

Thực hành: Lập sơ đồ SIPOC cho một quy trình cụ thể; sử dụng 5W2H để làm rõ các yêu cầu và áp dụng PDCA để xác định phương pháp kiểm soát, cải tiến.

THIẾT KẾ CẤU TRÚC VÀ XÂY DỰNG QUY TRÌNH SOP CHUẨN

Xác định cấu trúc quy trình

• Xác định mục đích, phạm vi áp dụng và đối tượng thực hiện.
• Xác định đầu vào, đầu ra và các bên liên quan.
• Xác định trình tự các bước công việc.
• Xác định trách nhiệm thực hiện, phối hợp, kiểm tra và phê duyệt.
• Xác định các tài liệu, biểu mẫu và hồ sơ liên quan.
• Xây dựng cấu trúc tài liệu trong hệ thống quản lý.

Phương pháp soạn thảo quy trình

• Xác định nhu cầu và mục tiêu của quy trình.
• Khảo sát, thu thập thông tin và phân tích thực trạng công việc.
• Xây dựng trình tự thực hiện và mô tả từng bước.
• Xác định người chịu trách nhiệm tại mỗi bước.
• Xác định yêu cầu kiểm tra, xác nhận và phê duyệt kết quả.
• Xác định các trường hợp ngoại lệ và phương án xử lý.
• Chuẩn hóa biểu mẫu, hồ sơ và bằng chứng thực hiện.

Thiết lập điểm kiểm soát trong quy trình

• Nhận diện các bước có nguy cơ phát sinh sai sót.
• Xác định điểm kiểm soát đầu vào, trong quá trình và đầu ra.
• Quy định tiêu chuẩn chấp nhận và điều kiện hoàn thành công việc.
• Xác định người kiểm tra, phương pháp kiểm tra và tần suất kiểm tra.
• Xác định hồ sơ, dữ liệu hoặc bằng chứng cần lưu giữ.
• Quy định cách xử lý khi phát hiện sai lệch.

Thực hành: Xây dựng dự thảo một quy trình SOP theo mẫu thống nhất, thể hiện đầy đủ các bước thực hiện, trách nhiệm, điểm kiểm soát và hồ sơ liên quan.

KỸ NĂNG KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ THỰC HIỆN QUY TRÌNH

Tổ chức triển khai và kiểm soát tuân thủ SOP

• Quy trình xây dựng, xem xét, phê duyệt và ban hành.
• Phổ biến, hướng dẫn và tổ chức áp dụng quy trình.
• Kiểm soát việc sử dụng đúng phiên bản tài liệu.
• Theo dõi việc thực hiện và lưu giữ bằng chứng tuân thủ.
• Phân định trách nhiệm giữa người thực hiện, người kiểm tra và chủ sở hữu quy trình (Process Owner).

Phương pháp kiểm tra và đánh giá quy trình

• Kiểm tra mức độ tuân thủ các bước công việc.
• Đánh giá tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ, biểu mẫu.
• Kiểm tra hiệu quả hoạt động của các điểm kiểm soát.
• Nhận diện sai lệch, lỗi lặp lại và các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.
• Phân biệt giữa việc không tuân thủ SOP và việc quy trình SOP hiện hành chưa phù hợp với thực tế.
• Ghi nhận kết quả kiểm tra và báo cáo sai lệch cho cấp có thẩm quyền.

Xây dựng chỉ tiêu theo dõi hiệu quả quy trình

• Xác định các chỉ tiêu phù hợp với mục tiêu của từng quy trình.
• Theo dõi tỷ lệ tuân thủ quy trình.
• Theo dõi tỷ lệ sai sót, lỗi lặp lại và số trường hợp không phù hợp.
• Đánh giá thời gian xử lý công việc và tỷ lệ hoàn thành đúng hạn.
• Theo dõi số lượng vấn đề tồn đọng và tình trạng khắc phục.
• Phân tích kết quả để xác định nguyên nhân và cơ hội cải tiến.

Thực hành: Xây dựng bảng kiểm soát quy trình, xác định chỉ tiêu theo dõi và thực hành đánh giá một tình huống sai lệch SOP.

RÀ SOÁT, ĐIỀU CHỈNH VÀ CẢI TIẾN QUY TRÌNH

Nhận diện bất cập và điểm nghẽn

• Phân tích những bước công việc chồng chéo hoặc không tạo ra giá trị.
• Xác định các điểm gây chậm trễ, sai sót và phát sinh chi phí.
• Phân tích nguyên nhân của việc không tuân thủ hoặc quy trình không phù hợp.
• Nhận diện bất cập trong phối hợp giữa các bộ phận.
• Xác định nhu cầu cập nhật khi thay đổi hệ thống, mô hình hoạt động hoặc nhân sự.

Phương pháp điều chỉnh và cải tiến

• Xác định vấn đề ưu tiên cần cải tiến.
• Đề xuất giải pháp đơn giản hóa và nâng cao hiệu quả kiểm soát.
• Áp dụng chu trình PDCA trong cải tiến quy trình.
• Xác định trách nhiệm, thời hạn và kết quả cần đạt sau cải tiến.
• Đánh giá hiệu quả trước và sau khi điều chỉnh.
• Cập nhật tài liệu và hướng dẫn áp dụng phiên bản mới.

Duy trì hiệu lực quy trình

• Thiết lập cơ chế rà soát định kỳ.
• Quản lý thay đổi và kiểm soát phiên bản tài liệu.
• Theo dõi việc thực hiện hành động khắc phục.
• Chia sẻ kinh nghiệm và chuẩn hóa các giải pháp hiệu quả.
• Tăng cường phối hợp liên phòng ban trong quá trình cập nhật SOP.

Thực hành: Phân tích một quy trình hiện hành, xác định điểm nghẽn, đề xuất phương án cải tiến và lập kế hoạch triển khai theo PDCA.

THỰC HÀNH XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TẠI DOANH NGHIỆP

Học viên làm việc theo nhóm, lựa chọn một quy trình thực tế tại bộ phận hoặc doanh nghiệp để thực hành theo các bước:

1. Xác định mục tiêu, phạm vi và vấn đề cần kiểm soát.
2. Khảo sát thực trạng và mô tả quy trình hiện tại.
3. Phân tích đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa các bộ phận.
4. Xác định trách nhiệm và trình tự thực hiện.
5. Thiết kế các điểm kiểm soát và phương pháp xử lý sai lệch.
6. Soạn thảo quy trình SOP và các biểu mẫu liên quan.
7. Xây dựng chỉ tiêu đánh giá hiệu quả thực hiện.
8. Rà soát tính phù hợp, khả năng áp dụng và các rủi ro còn tồn tại.
9. Đề xuất phương án cải tiến và kế hoạch triển khai.
10. Trình bày kết quả, nhận xét và hoàn thiện quy trình.

Sản phẩm đầu ra: Mỗi nhóm hoàn thành tối thiểu một dự thảo quy trình SOP có phân công trách nhiệm, điểm kiểm soát, biểu mẫu hoặc hồ sơ liên quan, chỉ tiêu đánh giá và đề xuất cải tiến.

TỔNG KẾT KHÓA HỌC

• Chia sẽ kinh nghiệm chuyên gia
• Giải đáp thắc mắc
• Làm bài kiểm tra
• Làm thủ tục cấp chứng nhận

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC: 02 ngày (04 buổi)
HỌC PHÍ PUBLIC: 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:
+ Giảm còn : 2.100.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 3 người
+ Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.
Bao gồm : Học phí + Tài liệu + chứng nhận+ Teabreak
Để được biết thêm chi tiết chương trình đào tạo, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi

Cảm nhận của học viên về khóa học xây dựng quy trình tại iRTC