Tại Sao Phải Làm Việc Theo Quy Trình?

Mục lục [Ẩn]

Quy trình được hiểu là quá trình thực hiện các hoạt động đã được lập kế hoạch sẵn, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu, hoạch định đã được lên ý tưởng từ trước. Những quy trình này gồm đa dạng các hình thức trong đời sống con người, ví dụ như hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu,…Việc xây dựng quy trình làm việc tại công ty là một điều vô cùng cần thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. Vậy tại sao phải làm việc theo quy trình? Xây dựng quy trình như thế nào để đạt hiệu quả cao trong công việc… Hãy cùng iRTC giải đáp câu hỏi này qua bài viết dưới đây.

Tại sao phải làm việc theo quy trình?

Tại sao phải làm việc theo quy trình?
 

Quy trình làm việc giúp cho người thực hiện công việc xác định rõ mục tiêu, các bước thực hiện và nhìn nhận được kết quả của từng gian đoạn, từng vị trí công việc. Quy trình giúp cho công việc được diễn ra một cách có logic, xác định rõ ngay từ đầu những công việc phải làm. Sau đây là những lý do tại sao phải làm việc theo quy trình?

Phân công công việc một cách hợp lý

Việc phân công công việc cho từng phòng ban, từng cá nhân trong xây dựng quy trình làm việc là một khâu vô cùng quan trọng. Việc này sẽ giúp cho người quản lí đo lường được tiến độ và khả năng hoàn thành công việc của các bộ phận trong dự án.

Xác định rõ ràng và chính xác nhất khối lượng công việc cần làm để chia công việc cho từng bộ phận sao cho hợp lý. Việc này sẽ đánh giá được tiến độ và hiệu quả công việc của cá nhân hay từng đội nhóm. Từ đó giảm rủi ro trong quá trình vận hành vì các đầu công việc đã được phân công người phụ trách rõ ràng và chuẩn hóa theo thứ tự.

Xử lý công việc theo chiều hướng “làm đúng ngay từ đầu”

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn quá trình hoạt động sản xuất & thương mại của mình diễn ra với một quy trình khoa học và đạt hiệu quả cao. Tuy nhiên, nếu việc xây dựng quy trình làm việc tại công ty bị lệch hướng ngay từ những bước đầu thì không những không đem lại hiệu quả cho công ty mà còn ảnh hướng xấu đến khả năng vận hành của công ty.

Xây dựng quy trình thông minh giúp đội ngũ quản lý trong doanh nghiệp như ban quản lý cấp trung- cấp cao, nhà quản trị và nhân viên định hướng được nhiệm vụ và mục tiêu của từng cá nhân cũng như doanh nghiệp khi họ áp dụng một quy trình mang tính chất “làm đúng ngay từ đầu”.

Giúp tối ưu nhân lực và chi phí

Việc xây dựng quy trình chuẩn sẽ rút ngắn được thời gian tập huấn nhân sự, giúp nhân viên dễ dàng bắt nhịp với công việc mới mà không cần phụ thuộc vào cấp quản lý. Việc phân bổ nhân sự và chi phí một cách khoa học giúp cho công việc diễn ra xuyên suốt, hoàn thành đúng tiến độ được giao, không làm ảnh hướng đến “deadline” của dự án.

Với những lợi ích này, chúng ta có thể giải đáp phần nào của câu hỏi: tại sao phải làm việc theo quy trình? Vì rõ ràng, nếu ta xây dựng một quy trình chuẩn mực thì đó chính là con đường dẫn đến sự thành công của dự án.

Thuận lợi trong tuyển dụng và đào tạo

Gia tăng sự hài lòng của nhân viên

Giải pháp quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp

Tạo thuận lợi cho việc áp dụng các hệ thống quản lý

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Hướng dẫn xây dựng quy trình làm việc hiệu quả

Để đạt được hiệu suất cao trong công việc thì doanh nghiệp nào cũng cần phải có một quy trình logic và hoàn hảo nhất. Vậy xây dựng quy trình sao cho hiệu quả và đạt mục đích cao? Hãy tham khảo các bước sau mà IRTC sưu tầm được.

Xác định rõ mục tiêu công việc

Bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất chính là xác định rõ mục tiêu mà doanh nghiệp mình mong muốn đạt được. Mục đích mà doanh nghiệp mình cần là gì: tái cấu trúc doanh nghiệp, nâng cấp hệ thống, áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng mới,…thì doanh nghiệp cần phải xác định ngay từ ban đầu.

Xác định mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cho đơn vị của bạn kiểm soát được công việc, phương pháp thực hiện, thời gian và tần xuất công việc ra làm sao. Toàn bộ các vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh chóng và gọn gàng nếu như bạn đã xây dựng quy trình làm việc từ trước đó.

Phân tích các bước trong tiến trình làm việc

Tùy thuộc vào từng lĩnh vực kinh doanh sản xuất khác nhau mà mỗi doanh nghiệp cũng sẽ có cách thức xây dựng quy trình công việc khác nhau. Nhưng phần lớn đều dựa theo các bước thiết lập quy trình sau đây:

• Xác định nhu cầu, mục đích và phạm vi của dự án
• Xác định từng bộ phận và cá nhân đảm nhận từng công việc nào
• Xác định trình tự công việc
• Xác định các điểm kiểm soát
• Xác định các tài liệu và hồ sơ liên quan
• Xác định các phương pháp kiểm soát công việc
• Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
• Mô tả & diễn giải từng bước công việc cần thực hiện

Áp dụng quy tắc 5W-1H để xây dựng quy trình

Hiện nay, quy tắc 5W-1H là công thức được nhiều doanh nghiệp áp dụng phổ biến để phân tích và xây dựng quy trình làm việc. Quy tắc 5W-1H được diễn giải như sau:

• What (Cái gì?) - Xác định nội dung công việc mình cần làm là gì?
• Who (Ai?) – Xác định những người tham gia vào công việc này, ai là người quản lý, ai là nhân sự trực tiếp thực hiện, ai là người giám sát,…
• Where (Ở đâu?) – Xác định địa điểm, nơi thực hiện
• Why (Vì sao?) – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
• When (Khi nào?) – Xác định thời gian bắt đầu, thời gian thực hiện và thời gian chấm dứt dự án
• How (Như thế nào?) – Xác định các phương pháp thực hiện công việc

Giới thiệu Khóa học Xây dựng quy trình thông minh của iRTC

Khóa học xây dựng quy trình thông minh tại Trung tâm IRTC

iRTC là đơn vị hàng đầu khu vực phía Nam về giảng dạy các khóa học quản lý chất lượng, Lean Six Sigma và các khóa học kỹ năng mềm. Với sứ mệnh nâng cao nâng lực quản lý, khả năng kiểm soát, iRTC liên tục mở những khóa học Xây dựng quy trình thông minh Public lẫn những khóa học Inhouse theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Khi tham gia khóa học Xây dựng quy trình thông minh tại IRTC, học viên sẽ đạt được những lợi ích sau:

• Hiểu được cách thức kiểm soát và làm chủ được quy trình làm việc khác nhau tại môi trường và hoàn cảnh khác nhau
• Hiểu được các khái niệm về quản lý/hệ thống quản lý
• Xác định được input-output, mối tương quan giữa các quy trình làm việc
• Định hướng mục tiêu cho nhân viên làm đúng ngay từ đầu
• Nắm được các phương pháp, cách thức xây dựng một quy trình thông minh
• Phương pháp kiểm tra, đánh giá, duy trì & cải tiến chất lượng quản lý

Tại sao phải làm việc theo quy trình - Quy trình làm việc thông minh sẽ giúp cho bộ máy của doanh nghiệp hoạt động một cách trơn tru, xuyên suốt, hạn chế thấp nhất những rủi ro gây cản trở đến hoạt động sản xuất, thương mại của doanh nghiệp, nâng cao nâng suất và chất lượng công việc. Cách xây dựng quy trình càng rõ ràng, liền mạch thì công việc sẽ càng được tiến hành nhanh chóng, dễ dàng và đạt hiệu quả cao. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa thể xây dựng được một quy trình hiệu quả và ổn định thì Khóa học Xây dựng quy trình thông minh của Trung tâm Đào tạo IRTC là một gợi ý nho nhỏ để giải quyết vấn đề trên cho doanh nghiệp của bạn. Hãy nhanh tay đăng ký ở form bên dưới nhé.

Để biết thêm thông tin chi tiết về khóa học cũng như cần tư vấn chuyên môn xin vui lòng liên hệ qua Hotline: 0902 419 079 để được tư vấn nhanh nhất và đầy đủ nhất