Sổ tay chất lượng là gì? Vì sao doanh nghiệp cần có sổ tay chất lượng?

Mục lục [Ẩn]

Sổ tay chất lượng là khái niệm rất phổ biến với những tổ chức hay doanh nghiệp đã, đang và sẽ áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy thì sổ tay chất lượng là gì và tại sao nó lại quan trọng như vậy? Hãy cùng iRTC tìm hiểu ngay về sổ tay chất lượng qua những chia sẻ dưới đây.

Sổ tay chất lượng là gì?

Sổ tay chất lượng là tài liệu được yêu cầu ngay ban đầu theo tiêu chuẩn ISO 9001 với hệ thống quản lý chất lượng. Sổ tay chất lượng là tài liệu mô tả hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của một tổ chức.

Sổ tay chất lượng của các doanh nghiệp hay tổ chức luôn khác nhau để phù hợp với lĩnh vực, chi tiết, phạm vi hoạt động và tính phức tạp của mỗi doanh nghiệp hay tổ chức đó.

Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng

Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng bao gồm:

• Ban lãnh đạo.
• Trưởng bộ phận, phó bộ phận.
• Nhân viên đánh giá nội bộ / Chuyên gia đánh giá nội bộ.
• Tổ chức đánh giá chứng nhận ISO.
• Các cơ quan chủ quản.

Sổ tay chất lượng có thể được sử dụng trong và ngoài công ty. Một đánh giá viên ISO giỏi thường sẽ yêu cầu xem sổ tay chất lượng trước khi đánh giá để có được cảm nhận tốt hơn về hệ thống quản lý chất lượng.

Tại sao cần có sổ tay chất lượng

Là một tài liệu vô cùng quan trọng khi áp dụng ISO, các doanh nghiệp và tổ chức nên có sổ tay chất lượng. Dưới đây là một số lý do vì sao cần có sổ tay chất lượng:

• Sổ tay chất lượng sẽ mô tả lại cách mà hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp cũng như cách nó duy trì.
• Sổ tay chất lượng như một khuôn khổ để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.
• Dễ dàng kiểm tra và phân tích các quá trình hiện tại của doanh nghiệp/ tổ chức để xác định những điểm kém hiệu quả. Việc này giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát và phát triển hệ thống kiểm soát chất lượng theo định hướng một cách chính xác.
• Nếu tổ chức dựa vào một nhân viên để ghi nhớ toàn bộ hệ thống chất lượng thì khi nhân viên này nghỉ thì tổ chức sẽ gặp khó khăn với những thông tin này do đó. Sổ tay chất lượng sẽ giúp đảm bảo những thông tin quan trọng của tổ chức không nằm trong đầu của một cá nhân.
• Khi có sổ tay chất lượng, các nhân viên mới sẽ có cảm nhận tốt hơn về mục tiêu, ý định và tầm nhìn của tổ chức. Ở một góc nhìn khác, sổ tay quản lý chất lượng giúp truyền đạt cam kết của cấp độ quản lý tới hệ thống chất lượng.
• Đặc biệt, khi đánh giá chứng nhận chất lượng, sổ tay chất lượng sẽ giúp tiết kiệm thời gian của những đánh giá viên.

Nội dung của sổ tay chất lượng

Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001: 2015, nội dung của sổ tay chất lượng hoàn toàn tùy thuộc vào quy trình quản lý chất lượng của doanh nghiệp. ISO yêu cầu bạn đưa ra bằng chứng về các ý định, hành động và kết quả của hệ thống quản lý chất lượng tại doanh nghiệp của bạn.

Trong quá trình lên kế hoạch chuẩn bị sổ tay chất lượng cho doanh nghiệp, hãy chắc chắn rằng bạn sẽ đưa vào những chính sách phản ánh các hoạt động thực tế của doanh nghiệp.

Dưới đây là một số chủ đề phổ thường được đưa vào sổ tay chất lượng mà bạn nên tham khảo:

• Chính sách chất lượng
• Giải thích cấu trúc tài liệu của doanh nghiệp
• Sơ đồ tổ chức
• Tuyên bố chính sách cho từng tiêu chuẩn ISO mà doanh nghiệp áp dụng
• Tham khảo quy trình vận hành
• Kế hoạch
• Đánh giá hiệu suất
• Cải tiến
• Quản lý nhà cung cấp và nhà thầu

Những chủ đề này không được ISO yêu cầu, sổ tay chất lượng của bạn có thể có hoặc không có những chủ đề này hoặc thậm chi có thêm những chủ đề khác để phù hợp với quy mô và hình thức của doanh nghiệp.

Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi, các bạn sẽ có thể hiểu thêm về Sổ tay chất lượng và tự giải đáp được những thắc mắc của mình về tài liệu ISO này. Để được tư ván thêm chi tiết về dịch vụ tư vấn ISO và các khóa học ISO của iRTC, các bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi qua hotline: 0902 419 079 hoặc để lại thông tin ở form đăng kí ngay cuối bài viết và chúng tôi sẽ liên hệ lại để tư vấn chi tiết.