Chứng nhận ISO có hiệu lực trong bao lâu?

Mục lục [Ẩn]

Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hệ thống quản lý nội bộ đang ngày một gay gắt. không chỉ là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế mà còn giúp cải thiện hình ảnh thương hiệu, tạo lợi thế trong đấu thầu, mở rộng cơ hội hợp tác và nâng cao niềm tin của khách hàng. Đặc biệt, đây còn là tấm vé thông hành giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và nâng cao vị thế trên thương trường quốc tế. Tuy nhiên cần hiểu rằng đạt chứng nhận ISO không chỉ dừng lại ở việc đạt chứng nhận mà còn ở việc duy trì chứng nhận. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về hiệu lực của chứng nhận ISO cũng như hoạt động tái đánh giá chứng nhận ISO.

Thời gian hiệu lực của chứng nhận ISO

Chứng nhận ISO không có giá trị vĩnh viễn mà sẽ có thời hạn nhất định, tùy thuộc vào tiêu chuẩn và quy định của tổ chức chứng nhận. Thông thường:

• Chứng nhận ISO có hiệu lực trong 3 năm kể từ ngày cấp.
• Doanh nghiệp phải duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn bằng cách thực hiện đánh giá định kỳ.
• Trong 3 năm hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát (thường là mỗi năm một lần). Nếu doanh nghiệp không duy trì đúng quy định, chứng nhận có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.
• Trước khi chứng nhận ISO hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tái chứng nhận để gia hạn thêm 3 năm nữa. Quy trình tái chứng nhận gần giống với quy trình cấp chứng nhận ban đầu.

Những trường hợp doanh nghiệp có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận ISO

Dưới đây là những trường hợp phổ biến dẫn đến đình chỉ hoặc thu hồi chứng nhận ISO:

• Doanh nghiệp không tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO
• Không thực hiện đánh giá giám sát định kỳ
• Phát hiện sai phạm nghiêm trọng trong hệ thống quản lý
• Không khắc phục các điểm không phù hợp nghiêm trọng
• Doanh nghiệp tự ngừng áp dụng hệ thống ISO
• Tổ chức chứng nhận bị đình chỉ hoặc mất hiệu lực

Lưu ý: Đình chỉ và thu hồi chứng nhận ISO có sự khác biệt rõ ràng:

• Đình chỉ chứng nhận ISO là tình trạng tạm ngừng hiệu lực do doanh nghiệp không tuân thủ một số yêu cầu nhất định, chẳng hạn như không tham gia đánh giá giám sát hoặc có điểm không phù hợp nghiêm trọng nhưng vẫn có cơ hội khắc phục.
• Thu hồi chứng nhận ISO là việc hủy bỏ hoàn toàn, thường xảy ra khi doanh nghiệp vi phạm nghiêm trọng, gian lận, hoặc không còn duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn
• Nếu bị đình chỉ, doanh nghiệp có thể sửa lỗi để khôi phục chứng nhận, nhưng nếu bị thu hồi, doanh nghiệp phải làm lại toàn bộ quy trình chứng nhận từ đầu.

Đánh giá duy trì chứng nhận ISO

Ai sẽ thực hiện đánh giá duy trì?

Việc đánh giá duy trì chứng nhận ISO được thực hiện bởi các tổ chức chứng nhận độc lập, có thẩm quyền cấp chứng nhận ISO. Họ sẽ xem xét các tài liệu, phỏng vấn cán bộ quản lý và kiểm tra thực tế tại doanh nghiệp. Với sự khách quan và độc lập trong công tác đánh giá, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mọi nhận xét và khuyến nghị đều xuất phát từ các tiêu chí chính xác và không bị ảnh hưởng bởi lợi ích của doanh nghiệp.

Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng thực hiện đánh giá nội bộ để chủ động kiểm tra mức độ tuân thủ trước khi tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá giám sát. Đánh giá nội bộ thường do đội ngũ chuyên trách của doanh nghiệp hoặc các đơn vị tư vấn ISO hỗ trợ thực hiện.

Tiến hành đánh giá như thế nào?

Quá trình đánh giá duy trì chứng nhận ISO thường bao gồm các bước sau:

Bước 1. Chuẩn bị:

• Xác định rõ mục tiêu của việc đánh giá định kỳ: Xem xét sự tuân thủ liên tục, xác định các điểm cần cải tiến, chuẩn bị cho tái chứng nhận.
• Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Lựa chọn một tổ chức chứng nhận uy tín và có kinh nghiệm để thực hiện đánh giá định kỳ.
• Lập kế hoạch đánh giá: Doanh nghiệp cùng tổ chức chứng nhận lập kế hoạch đánh giá chi tiết, bao gồm thời gian, phạm vi, và các hoạt động đánh giá cụ thể.

Bước 2. Thực hiện đánh giá:

• Đánh giá tài liệu: Tổ chức chứng nhận xem xét các tài liệu của hệ thống quản lý của doanh nghiệp để đảm bảo chúng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Đánh giá tại chỗ: Tiến hành đánh giá tại chỗ để xem xét việc áp dụng hệ thống quản lý của doanh nghiệp trong thực tế.
• Phỏng vấn: Phỏng vấn các nhân viên của doanh nghiệp để thu thập thông tin về hệ thống quản lý.

Bước 3. Báo cáo kết quả:

• Lập báo cáo đánh giá: Thực hiện lập báo cáo đánh giá chi tiết, bao gồm các điểm mạnh, điểm yếu, và các điểm cần cải tiến của hệ thống quản lý.
• Thông báo kết quả: Kết quả đánh giá được tổ chức chứng nhận thông báo cho doanh nghiệp.

Bước 4. Hành động khắc phục:

• Xác định hành động khắc phục: Doanh nghiệp cần xác định các hành động khắc phục cần thiết để giải quyết các điểm yếu được phát hiện trong quá trình đánh giá.
• Thực hiện hành động khắc phục: Thực hiện các hành động khắc phục một cách hiệu quả và theo dõi kết quả.

Bước 5. Duy trì chứng nhận:

• Theo dõi và cải tiến: Thực hiện liên tục theo dõi và cải tiến hệ thống quản lý của doanh nghiệp mình để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Đánh giá giám sát: Đánh giá giám sát được tổ chức định kỳ để đảm bảo doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp không đáp ứng các yêu cầu trong quá trình đánh giá, chứng nhận có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi. Vì vậy, việc tuân thủ tiêu chuẩn và duy trì hệ thống quản lý một cách nghiêm túc là điều kiện quan trọng để chứng nhận ISO có hiệu lực lâu dài.

Tái chứng nhận ISO

Tái chứng nhận ISO là giai đoạn quan trọng trong quá trình quản lý và duy trì chứng nhận ISO của doanh nghiệp, dù là vậy nó chúng vẫn có những điểm khác biệt rõ rệt về mục tiêu, phạm vi, tần suất và hậu quả. Dưới đây là một số điểm cụ thể của tái chứng nhận:

• Tần suất thực hiện: Được tiến hành vào cuối chu kỳ chứng nhận, thông thường sau 3 năm.
• Phạm vi đánh giá: Đánh giá toàn diện, kiểm tra tất cả các khía cạnh của hệ thống quản lý, từ tài liệu, quy trình đến hoạt động thực tiễn.
• Mục tiêu đánh giá: Đánh giá toàn diện lại toàn bộ hệ thống quản lý để xác nhận rằng doanh nghiệp đã cải tiến liên tục và vẫn đáp ứng được tất cả các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
• Kết quả mong đợi: Quá trình này ảnh hưởng trực tiếp đến việc có được gia hạn chứng nhận cho chu kỳ tiếp theo hay không. Nếu doanh nghiệp không đạt yêu cầu trong quá trình tái chứng nhận, chứng nhận có thể bị thu hồi hoàn toàn.
• Hậu quả khi không đạt yêu cầu: Uy tín doanh nghiệp bị ảnh hưởng nặng nề và gây nên hậu quả kinh doanh lớn, chẳng hạn như mất cơ hội tham gia đấu thầu, mất niềm tin từ khách hàng hoặc đối tác, tăng chi phí để thiết lập lại hệ thống quản lý.
• Quy trình và sự chuẩn bị: Yêu cầu doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá nội bộ toàn diện và cập nhật hệ thống quản lý để sẵn sàng cho một cuộc đánh giá toàn diện của tổ chức chứng nhận. Nó đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt tài liệu, mặt cải tiến quy trình và đào tạo nhân sự.

Thông qua tái chứng nhận, doanh nghiệp sẽ có thể khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước, thậm chí là có được lợi thế cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Thông qua chuẩn bị kỹ lưỡng từ các đánh giá duy trì, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt được tái chứng nhận và thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Đây chính là nền tảng để tổ chức phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh khốc liệt.

Chương trình tư vấn ISO của IRTC

Đạt chứng nhận ISO đã là một bước tiến quan trọng, thể hiện sự cam kết của doanh nghiệp trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, an toàn, môi trường, rủi ro và năng lượng. Tuy nhiên, để duy trì và cải tiến hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO còn đòi hỏi sự cam kết và hiểu biết sâu sắc của doanh nghiệp.

Với mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận mà còn tận dụng tối đa lợi ích của hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO, IRTC cung cấp chương trình tư vấn ISO toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn ISO phổ biến hiện nay (ISO 9001, ISO 14001, ISO 31000, ISO 45001, ISO 50001,.v.v..)
• Hỗ trợ đánh giá nội bộ trước khi tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá định kỳ.
• Đào tạo nhận thức và chuyên sâu về ISO cho nhân sự doanh nghiệp để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả.
• Hướng dẫn cải tiến liên tục, giúp doanh nghiệp không chỉ duy trì chứng nhận ISO mà còn nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động.

Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, IRTC cam kết mang đến giải pháp tư vấn toàn diện, giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận ISO mà còn tận dụng hiệu quả hệ thống quản lý để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm giải pháp để đạt chứng nhận ISO và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, hãy liên hệ ngay với IRTC để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ tốt nhất!