Việc làm kho: Kỹ năng, thu thập và cơ hội nghề nghiệp

Mục lục [Ẩn]

Trong vận hành doanh nghiệp hiện đại, kho không còn là bộ phận đứng sau sản xuất hay bán hàng mà dần thay đổi theo nhu cầu và tác động từ chuỗi cung ứng hiện đại. Vì vậy mà nhu cầu tuyển dụng và phát triển nhân sự kho ngày càng rõ hơn, kéo theo sự quan tâm lớn từ người lao động đối với các vị trí làm việc trong kho. Không ít cá nhân xem đây là một nghề nghiệp ổn định, có lộ trình phát triển rõ ràng nếu được trang bị đúng kiến thức và kỹ năng.

Trong bài viết này chúng ta sẽ đi vào tìm hiểu những thông tin quan trọng mà người lao động cần nắm rõ trước khi ứng tuyển vào các vị trí làm kho, từ mô tả công việc, thu nhập, cơ hội phát triển cho đến các câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển vị trí quản lý kho.

Mô tả công việc (JD) khi làm kho

Hoạt động kho bao gồm chuỗi quy trình “nhập – xuất – kiểm đếm”, mỗi chỗ đó có sự phân cấp rõ ràng, gắn liền với mức độ trách nhiệm, quyền hạn và năng lực quản lý. Dưới đây là các vị trí phổ biến theo lộ trình phát triển khi làm lĩnh vực kho.

Nhân viên kho

Là lực lượng trực tiếp thực thi các thao tác kho hàng hằng ngày, đảm bảo hàng hóa được xử lý đúng quy trình. Công việc trong đó bao gồm:

• Thực hiện nhập kho, xuất kho theo chứng từ
• Kiểm đếm số lượng, đối chiếu thực tế với phiếu nhập – xuất
• Sắp xếp hàng hóa đúng vị trí, đúng quy định lưu kho
• Ghi chép, cập nhật dữ liệu kho (sổ sách hoặc phần mềm)
• Tham gia kiểm kê định kỳ, đột xuất
• Tuân thủ quy định an toàn lao động và 5S trong kho

Thủ kho

Chịu trách nhiệm toàn diện về số lượng, tình trạng và trật tự hàng hóa trong kho. Trọng tâm công việc gồm:

• Tổ chức nhập – xuất – lưu trữ hàng hóa theo quy trình
• Quản lý tồn kho: số lượng, hạn sử dụng, tình trạng hàng
• Áp dụng các phương pháp FIFO, LIFO, FEFO
• Phối hợp với kế toán, mua hàng, sản xuất để đảm bảo tồn kho hợp lý
• Lập báo cáo tồn kho, báo cáo xuất – nhập
• Đề xuất cải tiến cách sắp xếp, bố trí kho

Giám sát kho

Đóng vai trò là cầu nối giữa vận hành thực tế với quản lý cấp cao, vị trí này cần đảm bảo quy trình kho được tuân thủ đồng bộ và hiệu quả. Cụ thể công việc gồm:

• Giám sát việc tuân thủ quy trình nhập – xuất – lưu
• Kiểm soát sai lệch tồn kho, thất thoát, nhầm lẫn
• Phân công công việc, theo dõi hiệu suất nhân viên kho
• Đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới
• Phối hợp cải tiến layout kho, luồng di chuyển hàng hóa
• Đảm bảo an toàn lao động, 5S, PCCC trong kho

Quản lý kho

Người đảm nhận vị trí này không trực tiếp làm thao tác kho, mà thực hiện quản trị toàn bộ hệ thống kho ở góc độ chiến lược và hiệu quả chi phí. Công việc họ cần làm là:

• Xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản lý kho
• Thiết kế sơ đồ kho (layout), định mức tồn kho
• Kiểm soát chi phí lưu kho, chi phí tồn kho
• Phối hợp với sản xuất – mua hàng – bán hàng để tối ưu dòng chảy hàng hóa
• Ứng dụng hệ thống quản lý kho (WMS, ERP)
• Đánh giá rủi ro và đề xuất cải tiến dài hạn

Tham khảo: Nghiệp vụ quản lý kho
Ngoài các vị trí trên, làm lĩnh vực kho vẫn có nhiều vị trí với hướng phát triển tùy theo nhu cầu và điểm mạnh của từng cá nhân. Mỗi vị trí chỉ là một điểm đứng trong hệ thống vận hành, không phải là đích đến duy nhất hay bắt buộc phải đi theo trình tự cứng nhắc. Tùy vào nền tảng kinh nghiệm đã có, năng lực cá nhân, môi trường doanh nghiệp và định hướng dài hạn, người làm kho hoàn toàn có thể lựa chọn hướng phát triển phù hợp với mình. Điều quan trọng nhất vẫn là hiểu bản thân đang làm tốt điều gì và muốn phát triển theo hướng nào trong tương lai, từ đó đưa ra lựa chọn phù hợp và bền vững.

Thu nhập và cơ hội phát triển khi làm kho tại Việt Nam

Cùng với sự phát triển của sản xuất, thương mại và logistics, nhu cầu nhân sự làm kho ngày càng đa dạng, kéo theo sự phân hóa rõ rệt về thu nhập và cơ hội phát triển. Việc hiểu đúng đặc thù nghề kho giúp người lao động có cái nhìn thực tế hơn, tránh tâm lý “làm kho là không có tương lai” và chủ động xây dựng lộ trình phù hợp cho bản thân.

• Thu nhập phụ thuộc vào vai trò: Thu nhập trong nghề kho không tăng đơn thuần theo số năm làm việc, mà phụ thuộc vào mức độ trách nhiệm và giá trị mà cá nhân đóng góp vào hoạt động vận hành. Người tham gia sâu vào kiểm soát tồn kho, quy trình và quản lý thường có mức thu nhập và vị thế ổn định hơn.
• Giai đoạn đầu ưu tiên tích lũy kinh nghiệm: Với người mới làm kho, thu nhập thường ở mức cơ bản. Tuy nhiên, đây là giai đoạn quan trọng để hiểu dòng chảy hàng hóa, thao tác thực tế và kỷ luật kho – nền tảng để mở rộng cơ hội trong các giai đoạn sau.
• Cơ hội tăng thu nhập từ việc mở rộng phạm vi công việc: Khi người làm kho có thể đảm nhiệm thêm các nội dung như kiểm soát tồn kho, áp dụng FIFO/FEFO, sử dụng phần mềm quản lý kho hoặc đào tạo nhân sự mới, giá trị nghề nghiệp sẽ được nâng lên rõ rệt.
• Làm kho có thể phát triển theo nhiều hướng khác nhau: Ngoài con đường thăng tiến lên các vị trí quản lý, người làm kho có thể phát triển theo hướng chuyên môn như quản lý tồn kho, logistics nội bộ, an toàn kho, 5S hoặc ISO, những mảng đang được doanh nghiệp quan tâm nhiều hơn.
• Doanh nghiệp càng lớn, dư địa phát triển càng rõ: Tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại quy mô vừa và lớn, kho hàng được tổ chức bài bản, ứng dụng hệ thống quản lý và tiêu chuẩn hóa quy trình. Điều này tạo điều kiện để người làm kho phát triển năng lực, cải thiện thu nhập và định vị rõ vai trò của mình trong hệ thống.

Xét về bản chất, làm trong lĩnh vực kho được xem là nghề phân hóa rất mạnh theo năng lực và tư duy làm việc. Cơ hội để làm kho nằm ở việc họ đang đóng vai trò nào trong hệ thống vận hành. Bên cạnh đó là cá nhân cần chủ động học hỏi, mở rộng phạm vi trách nhiệm và định hình rõ hướng phát triển để sánh bước dài hạn hơn.
Tham khảo: Vòng quay hàng tồn kho

Nhóm câu hỏi thường gặp khi ứng tuyển vị trí quản lý kho

Theo tình hình hiện nay, các bên tuyển dụng cần tìm người có khả năng kiểm soát được hệ thống kho trong điều kiện áp lực thực tế: sai lệch số liệu, con người không đồng đều, quy trình chưa hoàn chỉnh và yêu cầu phối hợp liên phòng ban. Vì vậy, các câu hỏi phỏng vấn thường được thiết kế xoay quanh ba nhóm lớn dưới đây:

Nhóm câu hỏi về kinh nghiệm & nghiệp vụ kho

Đây là nhóm câu hỏi nhằm xác định ứng viên đã thực sự vận hành kho hay mới chỉ nắm lý thuyết. Nhà tuyển dụng không kỳ vọng câu trả lời hoàn hảo, nhưng sẽ quan sát mức độ hiểu bản chất và kinh nghiệm xử lý vấn đề thực tế. Nội dung trong đó thường xoay quanh:

• Kinh nghiệm quản lý nhập – xuất – tồn và kiểm soát sai lệch
• Cách áp dụng FIFO, LIFO, FEFO trong điều kiện kho thực tế
• Kinh nghiệm xử lý tồn kho chậm luân chuyển, hàng lỗi, hàng quá hạn
• Mức độ tham gia vào việc xây dựng hoặc cải tiến quy trình kho
• Trải nghiệm sử dụng phần mềm quản lý kho, ERP hoặc hệ thống báo cáo

Nhóm câu hỏi về kỹ năng quản lý & con người

Ở cấp quản lý kho, năng lực chuyên môn chỉ là điều kiện cần. Phần lớn rủi ro và vấn đề trong kho đến từ con người và cách tổ chức công việc, vì vậy nhóm câu hỏi này có trọng số rất lớn. Các câu hỏi gồm:

• Cách phân công và kiểm soát công việc trong ca làm
• Kinh nghiệm quản lý nhân viên kho có trình độ và thái độ khác nhau
• Cách xây dựng kỷ luật kho, duy trì 5S và an toàn lao động
• Xử lý mâu thuẫn giữa nhân viên kho và các bộ phận khác
• Đào tạo nhân sự mới và duy trì hiệu suất đội nhóm

Nhóm câu hỏi xử lý tình huống (Behavioral Questions)

Đây là nhóm câu hỏi quan trọng nhất để đánh giá phản xạ quản lý và khả năng ra quyết định. Các tình huống đưa ra thường không có đáp án “đúng tuyệt đối”, mà nhằm kiểm tra cách ứng viên phân tích vấn đề. Tình huống thường gặp là:

• Tồn kho lệch so với sổ sách, chưa xác định được nguyên nhân
• Nhân viên kho vi phạm quy trình nhưng là người làm lâu năm
• Kho quá tải, phát sinh yêu cầu xuất hàng gấp
• Xung đột giữa kho và sản xuất/bán hàng về tiến độ
• Tai nạn lao động hoặc rủi ro an toàn trong kho

Học quản lý kho ở đâu tốt?

Là đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý kho, IRTC thường xuyên khai giảng các khóa đào tạo quản lý kho phù hợp với đa dạng đối tượng tham gia. Khóa học được đào tạo bởi chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực kho bãi và cung ứng tại doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp kiến thức, khóa học còn giúp học viên có cái nhìn thực tế về kho bãi tại doanh nghiệp cũng như biết cách xử lý các tình huống thường xảy ra trong công tác quản lý kho tại doanh nghiệp. Khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ được cấp chứng chỉ quản lý kho do IRTC cấp, có giá trị toàn quốc và được nhiều doanh nghiệp chấp nhận. 
Tham khảo: Học quản lý kho ở đâu?

Sau khi nhìn nhận đầy đủ các vị trí công việc trong kho, có thể thấy đây là lĩnh vực với tiềm năng phát triển xa hơn. Người làm nghề kho phải hiểu rõ mình đang ở đâu, đang tạo ra giá trị gì cho hệ thống và muốn phát triển theo hướng nào, nghề kho hoàn toàn có thể trở thành một con đường sự nghiệp ổn định, có vị thế và khả năng phát triển bền vững trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến hiệu quả vận hành.