Buffer Stock là gì? Cách tính Buffer Stock

Mục lục [Ẩn]

Vấn đề gián đoạn chuỗi cung ứng hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu luôn là yếu tố gây lo ngại cho các doanh nghiệp, bởi nó có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng như ngừng dây chuyền sản xuất, mất đơn hàng hoặc giảm độ uy tín trong mắt khách hàng. Để hạn chế những rủi ro đó, một khái niệm tồn kho dự phòng gọi là Buffer Stock đã được áp dụng nhằm duy trì hoạt động ổn định và đảm bảo đáp ứng kịp thời các yêu cầu phát sinh. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả công cụ này, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm, cách tính, nên dùng khi nào, và cách xác định ra sao.  Nếu bạn đọc cũng đang tìm lời giải cho những câu hỏi đó, hãy cùng tôi khám phá các yếu tố nổi bật của Buffer Stock trong bài viết dưới đây nhé!

Buffer Stock là gì?

Buffer Stock hay còn gọi là tồn kho đệm, tồn kho dự phòng, hoặc đôi khi đơn giản là hàng dự trữ an toàn. Về bản chất, Buffer Stock là lượng hàng hóa được doanh nghiệp lưu trữ thêm ngoài mức nhu cầu dự kiến, nhằm đối phó với những rủi ro bất ngờ như nhu cầu tăng đột biến, giao hàng trễ từ nhà cung cấp, hoặc sai sót trong sản xuất.

Không phải là “tồn kho cho có”, mà mục đích của Buffer Stock là giúp doanh nghiệp tránh rơi vào tình trạng gián đoạn khi mọi thứ không diễn ra đúng kế hoạch. Cụ thể:

• Duy trì sản xuất liên tục ngay cả khi nguồn cung bị chậm trễ.
• Đáp ứng đơn hàng gấp hoặc các yêu cầu bất ngờ từ khách hàng.
• Giảm áp lực cho bộ phận mua hàng và sản xuất khi có sự cố ngoài dự tính.

Phân loại Buffer Stock

Tùy theo mục đích sử dụng và đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp, buffer stock có thể được chia thành nhiều loại khác nhau như:

• Buffer Stock theo nhu cầu thị trường (Demand Buffer Stock)
• Buffer Stock theo chuỗi cung ứng (Supply Buffer Stock)
• Buffer Stock trong sản xuất nội bộ (Production Buffer Stock)
• Buffer Stock cho mặt hàng dễ hư hỏng hoặc lỗi kỹ thuật

Việc xác định loại buffer stock phù hợp sẽ phụ thuộc vào mô hình kinh doanh, mức độ rủi ro trong chuỗi cung ứng và chiến lược tồn kho của từng doanh nghiệp.

Cách tính Buffer Stock

Xác định Buffer Stock có thể phức tạp hoặc đơn giản, tùy vào quy mô và dữ liệu của doanh nghiệp. Theo cách tính cơ bản thường dùng, ta có thể tính tồn kho dự phòng như sau:

Buffer Stock = (Thời gian giao hàng tối đa – Thời gian giao hàng trung bình) × Mức tiêu thụ trung bình mỗi ngày

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập nguyên liệu trong 04 ngày, nhưng đôi khi lại mất đến 7 ngày, và mức tiêu thụ mỗi ngày là 100 đơn vị, thì:

Buffer Stock = (7 – 4) × 100 = 300 đơn vị

Lưu ý: Đây là ví dụ cơ bản để hình dung, bởi trong thực tế doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều yếu tố như độ biến động nhu cầu, độ tin cậy của nhà cung cấp, và thời gian sản xuất nội bộ để đưa ra mức tồn kho dự phòng hợp lý hơn.

Khi nào cần sử dụng buffer stock?

Doanh nghiệp cần chú ý thời điểm để duy trì Buffer Stock một cách thích hợp, vì việc giữ một lượng tồn kho dự phòng cũng đi kèm các chi phí về lưu trữ, bảo quản và rủi ro hư hao. Sử dụng trong những tình huống thực sự cần thiết sẽ đóng góp một phần cho hoạt động sản xuất – kinh doanh không bị gián đoạn. Dưới đây là những trường hợp phổ biến nhất mà Buffer Stock phát huy hiệu quả rõ rệt:

• Nhu cầu thị trường biến động bất thường: Khi hoạt động trong ngành có biên độ dao động nhu cầu cao, tăng giảm bất ngờ theo mùa hoặc theo xu hướng tiêu dùng, Buffer Stock giúp doanh nghiệp luôn có hàng sẵn để đáp ứng kịp thời.
• Chu kỳ cung ứng không ổn định: Nếu doanh nghiệp phụ thuộc vào nguyên vật liệu nhập khẩu hoặc nhà cung cấp ở xa, nơi thời gian vận chuyển dài và dễ bị ảnh hưởng bởi các yếu tố về giao thông, thời tiết, hoặc rủi ro chính trị. Trong trường hợp này, buffer stock được giữ lại để phòng khi hàng không đến đúng hạn.
• Rủi ro từ phía nhà cung cấp: Ngay cả với những nhà cung cấp uy tín, đôi khi vẫn xảy ra rủi ro về nguyên liệu, chất lượng, hoặc sự cố vận hành... Khi đó, việc có tồn kho dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị ảnh hưởng ngay lập tức bởi những trục trặc này. Điều này đặc biệt quan trọng với các dây chuyền sản xuất liên tục hoặc những đơn hàng có thời hạn giao cố định.
• Lỗi sản phẩm hoặc dễ hỏng hóc: Với các sản phẩm có vòng đời ngắn hoặc dễ hư hỏng trong quá trình vận chuyển (như thực phẩm tươi sống, linh kiện điện tử nhạy cảm...), doanh nghiệp thường giữ thêm một lượng hàng dự phòng để kịp thay thế khi có sản phẩm lỗi. Qua đó, đảm bảo đơn hàng vẫn được giao đúng thời hạn và đúng chất lượng.
• Thời điểm chuyển đổi sản phẩm hoặc mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp chuẩn bị chuyển sang sản phẩm mới, mở rộng thị trường hoặc tăng công suất sản xuất, thì việc duy trì buffer stock giúp tránh “đứt gãy” trong giai đoạn chuyển tiếp. Đây là lúc rủi ro vận hành thường tăng cao do hệ thống chưa ổn định hoàn toàn.

Có thể thấy, Buffer Stock nên được tận dụng một cách hợp lý để tạo nên chiến lược tồn kho hiệu quả, giúp duy trì sự ổn định trong vận hành, đồng thời nâng cao khả năng thích ứng trước các rủi ro trong chuỗi cung ứng. Một kế hoạch tồn kho thông minh sẽ có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tối ưu chi phí trong khi vẫn đảm bảo độ ổn định và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trong môi trường đầy biến động.

Cách xác định Buffer Stock hiệu quả

Bên cạnh các chiến lược tồn kho thông thường, các doanh nghiệp đã lựa chọn Buffer Stock nhằm tạo nên bước đi an toàn cho hoạt động sản xuất và kinh doanh. Dù là vậy, nếu muốn sử dụng nó một cách tối ưu nhất thì trước tiên doanh nghiệp cần biết cách xác định phù hợp, tránh trường hợp biến Buffer Stock thành gánh nặng chi phí.

Xác định các yếu tố ảnh hưởng

Trước khi quyết định nên dự trữ bao nhiêu hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ những yếu tố nào đang ảnh hưởng đến nhu cầu giữ Buffer Stock. Trong đó, có một số yếu tố quan trọng có thể kể đến như:

• Mức độ biến động của nhu cầu thị trường: Biên độ dao động càng cao, Buffer Stock càng cần được duy trì lớn hơn.
• Độ ổn định trong chuỗi cung ứng: Những nguồn cung có lead time dài hoặc không ổn định thường đòi hỏi tồn kho đệm cao hơn.
• Mức độ quan trọng của sản phẩm: Các sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến dòng sản xuất hoặc đơn hàng lớn nên được ưu tiên buffer nhiều hơn.
• Khả năng thay thế hoặc chuyển đổi nguồn cung: Nếu có nhiều nhà cung cấp thay thế linh hoạt, buffer có thể giảm.

Áp dụng công thức tính Buffer Stock

Áp dụng công thức tính tồn kho dự phòng để tính rõ con số cụ thể nhằm cân đối giữa rủi ro và chi phí lưu kho. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể sử dụng phương pháp phân tích xác suất, dự báo nhu cầu hoặc phần mềm quản trị tồn kho ERP để đưa ra lượng buffer tối ưu hơn, đặc biệt trong môi trường sản xuất phức tạp hoặc đa mặt hàng.

Theo dõi, quản lý và điều chỉnh định kỳ

Buffer Stock là con số không cố định, do đó nó cần được theo dõi sát sao và điều chỉnh linh hoạt theo thời gian sao cho phù hợp với thực tế vận hành. Điều này bao gồm:

• Theo dõi thực tế sử dụng và hiệu quả của buffer stock.
• So sánh giữa dữ liệu kế hoạch và phát sinh thực tế để điều chỉnh phù hợp.
• Áp dụng phần mềm quản trị kho hoặc hệ thống ERP để hỗ trợ phân tích và ra quyết định chính xác.
• Cập nhật theo mùa vụ, chiến dịch, hoặc thay đổi từ nhà cung cấp.

Cân đối giữa rủi ro và chi phí

Khi tồn kho dự phòng càng lớn thì mức độ an toàn càng cao, nhưng đồng thời chi phí lưu kho, bảo quản, hao hụt, hư hỏng cũng tăng theo. Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ ngưỡng chấp nhận rủi ro để đưa ra lượng tồn kho đệm phù hợp giữa:

• Chi phí phát sinh do thiếu hàng
• Chi phí lưu kho khi duy trì buffer stock cao

Là một chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng, giảm thiểu rủi ro gián đoạn và tăng khả năng hồi trước các biến động thị trường. Đánh giá và điều chỉnh Buffer Stock một cách liên tục, trên cơ sở dữ liệu thực tế và các yếu tố tác động như xu hướng thị trường, nhu cầu khách hàng và độ ổn định của chuỗi cung ứng, sẽ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong dài hạn.

Khóa học Quản lý kho chuyên nghiệp

Đến với khóa học “Quản lý kho chuyên nghiệp” tại IRTC, học viên sẽ được làm quen với các kiến thức sâu rộng và kỹ năng đầy tính thực tế trong việc quản lý và vận hành kho bãi, đáp ứng được yêu cầu của các doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực.

Tại đây, khóa học sẽ mang lại những lợi ích:

• Nâng cao khả năng quản lý kho hiệu quả, từ việc tối ưu hóa không gian cho đến việc kiểm soát tồn kho chặt chẽ.
• Cải thiện năng lực vận hành và giảm thiểu các chi phí liên quan đến kho bãi.
• Tạo dựng nền tảng vững chắc cho việc áp dụng công nghệ vào quản lý kho, gia tăng hiệu quả công việc.
• Cung cấp các chiến lược và công cụ giúp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành kho.

Khóa học Quản lý kho chuyên nghiệp của IRTC là cơ hội tuyệt vời để bạn nâng cao năng lực chuyên môn và phát triển sự nghiệp trong ngành quản lý kho và logistics. Hãy đăng ký ngay để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này!

Bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp và dễ biến động, để hạn chế rủi ro gián đoạn, phản ánh năng lực hoạch định, điều hành dựa trên dữ liệu và phân tích rủi ro, các doanh nghiệp cần lưu ý tính toán duy trì mức tồn kho dự phòng hợp lý. Khi đó, dựa trên tổng thể hệ thống logistic, Buffer Stock sẽ trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho mục tiêu tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng lực phục vụ và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.