Cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Mục lục [Ẩn]

Quản trị theo quy trình đang là một xu hướng được nhiều doanh nghiệp hướng tới khi giúp dòng chảy công việc được diễn ra thuận lợi và không yêu cầu sự vào cuộc của các cấp quản lý điều hành. Trong lĩnh vực sản xuất, sơ đồ quy trình sản xuất là một công cụ hữu ích giúp người xem thấy được trực quan hơn về quy trình để có thể bám theo quy trình một cách hiệu quả. Trong bài viết này, iRTC sẽ giúp đọc giả hiểu thêm về quy trình sản xuất cũng như cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Sơ đồ quy trình sản xuất là gì

Sơ đồ quy trình sản xuất là một hình thức biểu đồ biểu diễn toàn bộ các hoạt động và các bước trong quá trình sản xuất mà doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện . Sơ đồ sẽ bao gồm tất cả các ký hiệu và biểu tượng, các hình đồ khối để mô tả các công việc, quy trình, và mối quan hệ liên kết giữa chúng. Sơ đồ quy trình giúp cho quá trình sản xuất diễn ra hiệu quả giữa các bộ phận, giúp người dùng có thể theo dõi từng bước trong quy trình sản xuất một cách rõ ràng và có logic. Đồng thời thông qua đó có thể phát hiện các hạn chế và vấn đề tiềm ẩn để từ đó đưa ra những cải tiến và khắc phục phù hợp.

Thực tế, sơ đồ quy trình sản xuất là một biểu đồ thể hiện đầy đủ các bước cần thiết để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ tại doanh nghiệp. Thông qua việc theo dõi sơ đồ quy trình, bạn nắm được toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối và hiểu rõ quy luật vận hành, mối quan hệ giữa các hoạt động, thời gian, các bước trong quy trình sản xuất.

Sơ đồ quy trình sản xuất thường được chia làm 2 dạng đó là Sơ đồ quy trình sản xuất tổng quan và Sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết.

Sơ đồ quy trình sản xuất tổng quan

Sơ đồ quy trình sản xuất tổng quan giúp người xem có cái nhìn toàn cảnh và vĩ mô về quy trình sản xuất tại doanh nghiệp. Nó tập trung vào các hoạt động/ bước/ giai đoạn chính và quan trọng trong quy trình, cho phép người xem hiểu được sự liên kết và dòng tiến trình công việc chính giữa các khâu/ bộ phận.

Sơ đồ quy trình sản xuất tổng quan là công cụ hữu hiệu giúp các giám đốc sản xuất/ quản lý sản xuất có thể điều phối sản xuất hiệu quả, tạo nền tảng đem lại những thay đổi lớn trong vận hành sản xuất.

Sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết

Sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết tập trung vào các bước/ thao tác / hoạt động chi tiết trong quá trình sản xuất một cách chi tiết hơn so với sơ đồ quy trình tổng quan (sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết có thể la một phần nhỏ của sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết). Sơ đồ quy trình chi tiết giúp người xem hiểu rõ về các hoạt động trong từng khâu, từng công đoạn sản xuất để có thể.

Sơ đồ quy trình sản xuất chi tiết có thể giúp các quản lý sản xuất, tổ trưởng sản xuất/ chuyền trưởng trong việc điều hành sản xuất, giám sát công nhân cũng như tạo nền tảng để cải thiện luồn công việc một cách hiệu quả.

Tham khảo khóa học quản lý sản xuất.

Vai trò của quy trình sản xuất đối với doanh nghiệp

Tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp

Áp dụng quy trình sản xuất giữ vai trò quan trọng, giúp tối ưu hóa trong hoạt động doanh nghiệp. Việc hiểu và vận dụng hiệu quả một sơ đồ quy trình sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp vận hành một cách chính xác, tiến hành các hoạt động cải tiến nhằm giảm thiểu thời gian, tránh lãng phí tài nguyên và các nguồn tài chính liên quan.

Quy trình sản xuất giúp cho việc lập kế hoạch, phân chia công việc, và quản lý nguồn lực phân bổ theo một khung thời gian phù hợp, từ đó giúp tăng năng suất và giảm chi phí hoạt động doanh nghiệp.

Cải thiện hiệu suất sản xuất

Sơ đồ quy trình sản xuất giúp cải thiện hiệu suất sản xuất bằng cách xác định được các bước, công việc, và mối quan hệ trong quy trình.

Ở cấp độ cơ sở, các nhân viên sẽ biết được việc cần làm, cách thức thực hiện và các yêu cầu liên quan từ đó làm việc hiệu quả hơn, ít cần sự can thiệp và hướng dẫn. Việc làm việc theo quy trình cũng giúp quá trình làm việc nhanh chóng hơn, đạt hiệu suất công việc cao hơn và giảm được những động tác/ thao tác thừa.

Ở khía cạnh của người làm thống kê và tối ưu quy trình, ta có thể tiến hành phân tích và đánh giá, từ đó có thế phát hiện những điểm yếu, những mặt hạn chế, đồng thời giúp tối ưu hóa công việc, loại bỏ sự lãng phí. Tiến hành cải tiến áp dụng các phương pháp quản lý chất lượng góp phần đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động sản xuất doanh nghiệp, đem lại chất lượng sản phẩm/ dịch vụ.

Thuận lợi trong đào tạo và thay thế nhân sự

Thông qua sơ đồ quy trình sản xuất, việc thay đổi nhân sự cũng không gặp nhiều khó khăn, nhân viên mới có thể nhanh chóng tiếp nhận và làm quen với công việc mới, từ đó hạn chế tối đa sự trì hoãn công việc cũng như tránh mất nhiều thời gian đào tạo, giúp quá trình sản xuất diễn ra đạt hiệu quả.

Giải phóng các cấp lãnh đạo

So với cách quản lý và giám sát truyền thống, các cấp lãnh đạo, quản lý sản xuất phải tham gia trực tiếp vào việc sản xuất quá nhiều từ đó không còn nhiều thời gian cho các công việc khác. Việc quản lý sản xuất theo quy trình sản xuất giúp quá trình sản xuất được tự động hóa ít hơn, người quản lý sẽ có nhiều thời gian hơn cho các công tác quan trọng hơn.

Các ký hiệu sử dụng trong vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Cách vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

Việc vẽ sơ đồ quy trình sản xuất cần tuân theo các bước sau:

• Xác định nhu cầu/ mục đích/ phạm vi
• Xác định số bước công việc
• Xác định các điểm kiểm soát
• Xác định người thực hiện
• Xác định hồ sơ phải tuân theo và hồ sơ liên quan
• Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc
• Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
• Mô tả chi tiết các bước công việc (có thể dùng hình ảnh)
• Hướng dẫn soạn lập trên quy trình mẫu
• Kiểm tra xem xét và phê duyệt tài liệu

Một số lưu ý trong việc vẽ sơ đồ quy trình sản xuất

• Đảm bảo sự đơn giản và dễ hiểu của sơ đồ quy trình: Việc vẽ sơ đồ quy trình sản xuất cần truyền đạt thông tin một cách trực quan, logic, không quá phức tạp với trình độ của người xem. Với những quy trình sản xuất chi tiết, có thể sử dụng thêm hình ảnh trực quan từng bước để người xem có thể dễ dàng nhận biết.
• Sự logic và liên kết giữa các bước trong quy trình sản xuất: Trong quy trình sản xuất cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý các hoạt động và công việc có mối quan hệ logic để đảm bảo hiệu quả và chính xác trong sản xuất.
• Ghi chú và giải thích rõ ràng các yếu tố quan trọng trong sơ đồ quy trình: Điều này giúp cho người đọc có thể dễ dàng hiêu rõ các yếu tố và các bước thực hiện công việc trong quy trình sản xuất.
• Để có thể cải tiến và rút gọn quy trình, có thể áp dụng các công cụ Lean trong quá trình xây dựng quy trình.

Tổng kết bài viết

Sơ đồ quy trình sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên để có thể xây dựng được một quy trình phù hợp thì người xây dựng quy trình cần hiểu về cách xây dựng quy trình cũng như điều hành sản xuất tại doanh nghiệp. Để hiểu rõ về cách xây dựng quy trình, quý bạn đọc có thể liên hệ với iRTC để được tư vấn về khóa học xây dựng quy trình. Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi đã cung cấp cho bạn đọc các thông tin hữu ích, đội ngũ của iRTC sẽ thường xuyên cung cấp tới quý bạn đọc nhiều bài viết hữu ích.