Báo cáo công việc là gì? Cách viết báo cáo công việc

Mục lục [Ẩn]

Trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay, việc viết báo cáo công việc được xem là nhiệm vụ phổ biến ở mọi vị trí do đó hầu như mọi người cần nắm vững. Tuy nhiên, rất nhiều người chưa thực sự biết cách viết báo cáo sao cho phù hợp. Bài chia sẻ sau sẽ giúp quý bạn đọc có thể nhận thức được về  tầm quan trọng của báo cáo công việc cũng như biết cách viết báo cáo công việc sao cho chuyên nghiệp.

Báo cáo công việc là gì?

Báo cáo công việc là một tài liệu tổng hợp các thông tin quan trọng liên quan đến các nhiệm vụ hoặc công việc đã được thực hiện bởi nhân viên, đồng thời cung cấp cái nhìn tổng quan về cách thức thực hiện, tiến độ, kết quả và những khó khăn đã phát sinh trong quá trình làm việc.

Hơn cả một tài liệu, cáo cáo công việc còn là một hình thức truyền đạt và trao đổi thông tin vô cùng chuyên nghiệp trong môi trường doanh nghiệp hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ hiện đại, báo cáo công việc có thể tồn tại qua nhiều hình thức từ giấy, email, file dữ liệu hay thậm chí nằm ở hệ thống giao tiếp nội bộ của doanh nghiệp.

Tùy vào yêu cầu và tính chất công việc mà báo cáo có thể có cấu trúc và độ chi tiết khác nhau. Tuy nhiên, phần lớn, báo cáo công việc được viết tinh gọn, vắn tắt và xúc tích, nhằm cung cấp thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu nhất cho người đọc.

Tầm quan trọng của báo cáo công việc

Để có thể hiểu được tầm quan trọng của báo cáo công việc, hãy nhìn ở 2 góc độ chính đó là từ người viết báo cáo và người đọc báo cáo.

Đối với cấp độ nhân viên (người viết báo cáo)

Ở cấp độ nhân viên (người viết báo cáo - điển hình như cấp độ nhân viên), việc viết báo cáo giúp:

• Tổ chức công việc logic và xác định rõ mục tiêu và deadline.
• Hiểu rõ hơn về mục tiêu công việc của mình.
• Tự theo dõi tiến độ để có thể điều chỉnh phương pháp làm việc để đạt mục tiêu đề công việc.
• Rèn luyện kỹ năng tư duy logic và trình bày thông tin.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp, tầm nhìn và khả năng quản lý công việc.

Đối với cấp độ người quản lý (người tiếp nhận – đọc báo cáo)

Ở cấp độ người quản lý (người tiếp nhận – đọc báo cáo điển hình như các cấp quản lý cấp trung, trưởng phòng, CEO), việc viết báo cáo giúp:

• Theo dõi tiến độ dự án, kịp thời nhận định những biến đổi (có thể là điểm NC trong ISO) và đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân và bộ phận.
• Nhận định được năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên để đưa ra những hỗ trợ phù hợp
• Truyền đạt thông tin và cập nhật tiến độ công việc giữa các bộ phận.
• Tăng cường sự phối hợp và minh bạch giữa các bộ phận.
• Lưu trữ thông tin quan trọng về dự án, công việc và hoạt động của doanh nghiệp để tham khảo và đánh giá trong tương lai.
• Tạo sự minh bạch, nâng cao trách nhiệm về việc đạt mục tiêu trong công việc.
• Giao tiếp tốt hơn về mặt công việc với nhân viên và các bộ phận.
• Cung cấp cơ sở để quản lý và định hình chiến lược cho doanh nghiệp
• Giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của hệ thống quản lý cũng như tuân thủ theo các yêu cầu của hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn (điển hình như các hệ thống quản lý theo ISO)

Các loại báo cáo công việc phổ biến

Tùy thuộc vào vị trí công việc và tính chất công việc mà bạn sẽ tiếp cận với các loại báo cáo riêng. Dưới đây là một số dạng báo cáo công việc phổ biến thường gặp:

• Báo cáo tiến độ công việc: Loại báo cáo này tập trung vào việc ghi lại tiến độ của các công việc đang diễn ra bao gồm các mục như công việc đã hoàn thành, công việc đang tiến hành, vấn đề phát sinh, dự kiến hoàn thành,…
• Báo cáo kết quả công việc: Loại báo cáo này tập trung vào việc tổng hợp, đánh giá và trình bày các thành tựu, tiến độ và kết quả của công việc (dù đạt hay không đạt mục tiêu đã đề ra) trong một khoảng thời gian nhất định. Đặc biệt, báo cáo này chú trọng vào việc đối chiếu kết quả đã đạt được với các mục tiêu, kế hoạch và tiêu chí đánh giá đã được đề ra trước đó.
• Báo cáo tổng kết công việc: Loại báo cáo này thường được viết khi một dự án hoàn thành hoặc một giai đoạn công việc kết thúc. Nó tổng hợp lại các thông tin về các công việc đã hoàn thành, kết quả đạt được, bài học học được, và đề xuất cho những bước tiếp theo.
• Báo cáo vấn đề và giải pháp: Báo cáo này tập trung vào việc xác định các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc và đề xuất các giải pháp để giải quyết chúng. Nó cung cấp một cách để ghi lại những khó khăn trong quá trình làm việc và giải pháp để vượt qua chúng.
• Báo cáo định kỳ: Đây là loại báo cáo được viết định kỳ, thường là hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, để cập nhật tiến độ công việc cho quản lý hoặc các bên có liên quan. Dạng báo cáo này có thể bao gồm các thông tin như tiến độ công việc, chi phí, và các khó khăn phát sinh.
• Báo cáo đề xuất: Loại báo cáo này được viết để đề xuất một ý tưởng, dự án, hoặc giải pháp mới. Nó thường bao gồm phân tích vấn đề, mục tiêu, phương pháp, và lợi ích dự kiến của đề xuất.

Cách viết báo cáo công việc

Báo cáo riêng lẻ

Đối với một số loại báo cáo cần sự linh hoạt và những yêu cầu đặc biệt thì rất không phù hợp cách làm báo cáo theo form mẫu chung mà thay vào đó nên được xây dựng riêng. Trong trường hợp này, bạn có tham khảo quy trình làm báo cáo dưới đây:

• Xác định người đọc và mục tiêu báo cáo: Đầu tiên, xác định rõ những thông tin nào là cần thiết và liên quan nhất đến bài báo cáo.
• Thu thập, xử lý và chọn lọc thông tin báo cáo: thu thập thông tin liên quan từ các nguồn khác nhau. Sau đó, xử lý và chọn lọc thông tin để chỉ giữ lại những điểm quan trọng nhất và phù hợp nhất với mục tiêu đã được xác định.
• Xây dựng báo cáo và thêm chứng cứ: Sử dụng thông tin đã được chọn lọc để xây dựng báo cáo. Bao gồm việc trình bày thông tin một cách logic và có cấu trúc, cũng như bổ sung chứng cứ, dữ liệu,  hình ảnh bà biểu đồ hỗ trợ để làm cho báo cáo trở nên thuyết phục và trực quan hơn.
• Đưa ra đề xuất: Đề xuất các hành động hoặc giải pháp dựa trên thông tin đã trình bày trong báo cáo. Đảm bảo rằng các đề xuất được phát triển dựa trên phân tích kỹ lưỡng và có tính khả thi.
• Kiểm tra và hoàn thành: Cuối cùng, kiểm tra lại báo cáo để đảm bảo tính đầy đủ, chính xác và logic. Sửa chữa bất kỳ lỗi hoặc thiếu sót nào và đảm bảo rằng báo cáo hoàn chỉnh trước khi gửi đi hoặc trình bày cho đối tượng người đọc.

Sử dụng form mẫu báo cáo công việc chung

Với những loại báo cáo thường xuyên sử dụng cố định, cần tính nhất quán và ít tiêu tốn thời gian thì doanh nghiệp nên chọn triển khai dạng báo cáo theo form cố định sẵn. So với việc viết các báo cáo riêng thì việc sử dụng form báo cáo chung sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tạo sự đồng bộ về dữ liệu và dễ dàng phổ biến tới nhiều đối tượng làm báo cáo.

Form mẫu báo cáo chung thường có những hạng mục sau:

Thông tin cơ bản:

• Tên người viết báo cáo
• Thời điểm viết
• Người đọc báo cáo
• Tên báo cáo

Nội dung chính:

• Hạng mục công việc/ vấn đề gặp phải
• Mức độ hoàn thành/ tiến độ/kết quả thực hiện/ chứng cứ hoàn thành (thường là hình ảnh đính kèm)
• Đánh giá
• Lý do/ đề xuất/ hướng xử lý/ yêu cầu hỗ trợ
• Thống kê các số liệu chính

Kết luận

• Ý kiến/ phê duyệt của cấp trên

Khóa học kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp

Báo cáo là công cụ vô cùng đắc lực với các nhà quản lý. Khi các nhân viên làm báo cáo minh bạch và đúng cách thì khả năng quản lý và điều hành từ phía doanh nghiệp sẽ được nâng cao, các quyết định sẽ có sai sót thấp hơn và đặc biệt nhà quản lý sẽ có khả năng kiểm soát tốt hơn. Tuy nhiên, một phần không nhỏ người đi làm hiện tại vẫn chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc viết báo cáo công việc cũng nhưa chưa thực sự làm tốt việc này mà chỉ xem nó như một quy trình làm việc rườm rà phải làm theo.

Hiểu được nhu cầu cải tiện và phát triển kỹ năng viết báo cáo công nghiệp, IRTC thường xuyên cung cấp tới học viên và doanh nghiệp khóa học "Kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp". Khóa học này sẽ cung cấp cho bạn các kiến thức, kỹ năng và công cụ cần thiết để viết báo cáo một cách rõ ràng, logic và thuyết phục.

Không chỉ giúp học viên phát triển năng lực ở góc độ người viết báo cáo, khóa học còn giúp học viên phát triển năng lực ở góc độ người quản lý khi có thể xây dựng  và cải tiến các form mẫu báo cáo phù hợp với từng vị trí công việc cũng như quản lý và giám sát nhân viên thông qua báo cáo.

Khóa học được đào tạo bởi chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo về kỹ năng mềm và phát triển năng lực đội ngũ cho các doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực.

Tham khảo khóa học

Tổng kết

Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn đọc đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc viết báo cáo trong công việc hiện đại cũng như biết cách viết báo cáo công việc sao cho hiệu quả và tạo ra nhiều giá trị hơn. Để được tư vấn thêm về các chương trình đào tạo phù hợp với lộ trình phát triển năng lực của mình, hãy liên hệ ngay với IRTC qua Hotline 0902 419 079. Đội ngũ của IRTC sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ quý học viên và doanh nghiệp.