Các vấn đề thường gặp trong áp dụng hệ thống quản lý theo ISO

Mục lục [Ẩn]

Chứng nhận các tiêu chuẩn ISO sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức tiếp cận thị trường quốc tế và đối tác toàn cầu. Việc đạt được các chứng nhận như ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, ISO 27000, ISO/IEC 17025, OHSAS 18001...mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đồng thời lý giải vì sao doanh nghiệp, tổ chức lại mong muốn có mong muốn áp dụng những chứng nhận này trong hệ thống quản lý của mình.

Tiêu chuẩn quốc tế ISO là gì?

Tiêu chuẩn quốc tế ISO (International Organization for Standardization) là một tập hợp các tiêu chuẩn được phát triển và công nhận trên toàn cầu nhằm đảm bảo chất lượng, an toàn, hiệu quả, và tính đồng nhất của sản phẩm, dịch vụ, và hệ thống quản lý. ISO là tổ chức độc lập và phi chính phủ có trụ sở tại Geneva, Thụy Sĩ, và được thành lập vào năm 1947.

Một trong những đặc điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO là tính toàn cầu và khả năng áp dụng rộng rãi. Các tiêu chuẩn này không chỉ được xây dựng bởi sự tham gia của các chuyên gia và đại diện từ nhiều quốc gia, mà còn được thiết kế để có thể áp dụng cho nhiều loại hình tổ chức và ngành nghề khác nhau. Điều này tạo ra một nền tảng chung giúp các tổ chức trên toàn thế giới duy trì sự nhất quán trong hoạt động và đạt được các mục tiêu chất lượng.

Các vấn đề thường gặp trong áp dụng Hệ thống quản lý theo ISO

Khi triển khai hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO, các tổ chức thường gặp phải nhiều khó khăn, và thực tế cho thấy rằng một tỷ lệ đáng kể các tổ chức không thành công trong việc áp dụng hệ thống quản lý này một cách hiệu quả. Mặc dù khi mới tiếp cận, các tổ chức đều lo lắng về rủi ro không đạt được chứng nhận hoặc công nhận, thực tế cho thấy các khó khăn gặp phải thường không liên quan đến việc đạt chứng nhận. Hầu hết các tổ chức đều đạt được chứng nhận, nhưng việc duy trì và phát huy hiệu quả của hệ thống quản lý lại là một thách thức lớn.
Các khó khăn này có thể ở nhiều dạng khác nhau theo quá trình tiển khai tại từng tổ chức cụ thể, nhưng tổng hợp lại thì thường rơi vào các nhóm vấn đề sau đây.

Thiếu sự tham gia đầy đủ của toàn tổ chức

Một trong những vấn đề chính là sự thiếu tham gia của toàn bộ tổ chức trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý. Nếu không có sự cam kết và phối hợp từ tất cả các cấp bậc và phòng ban, việc triển khai hệ thống sẽ gặp phải nhiều trở ngại trong việc huy động sự ủng hộ và tham gia của các bên liên quan trong suốt quá trình chuẩn bị, xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống.

Nguyên nhân chính dẫn đến những vướng mắc trong triển khai hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO thường là sự thiếu rõ ràng trong việc xác định vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan, bao gồm lãnh đạo cấp cao, cán bộ quản lý, thành viên Ban ISO và nhân viên. Sự không rõ ràng này dẫn đến tình trạng thiếu tinh thần sở hữu và trách nhiệm, làm cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý trở nên kém hiệu quả. Hậu quả thường thấy là Ban ISO bị quá tải, chương trình bị trì hoãn, và các biện pháp kiểm soát không đáp ứng được yêu cầu thực tiễn.

Triển khai một hệ thống quản lý mới luôn dẫn đến những thay đổi nhất định trong các khía cạnh tác nghiệp, quản lý hoặc hỗ trợ, với mức độ thay đổi tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của tổ chức. Thật tiếc là, trong nhiều trường hợp, việc chuẩn bị và thúc đẩy các thay đổi này không được thực hiện một cách hiệu quả, dẫn đến tình trạng không tuân thủ, phản đối hoặc căng thẳng không cần thiết trong nội bộ. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, khi việc quản lý thay đổi không được thực hiện đúng cách, hệ thống quản lý thường không được duy trì và cải tiến sau khi đạt chứng nhận ban đầu.

Hệ thống quản lý được xây dựng không thích hợp

Các tiêu chuẩn hệ thống quản lý thường có đặc điểm là tính khái quát trong các yêu cầu, nhằm đảm bảo rằng mọi tổ chức, bất kể lĩnh vực, loại hình hay quy mô, đều có thể áp dụng. Tuy nhiên, sự khái quát này có thể gây ra khó khăn đáng kể trong việc diễn giải và áp dụng phù hợp với đặc thù hoạt động và quản lý của từng tổ chức. Điều này đòi hỏi các tổ chức phải nỗ lực nhiều hơn để điều chỉnh các yêu cầu của tiêu chuẩn sao cho phù hợp với thực tế và nhu cầu cụ thể của mình.

Một hệ thống quản lý thường được xây dựng dựa trên việc phân tích, xem xét và ứng dụng nhiều yếu tố, bao gồm nhu cầu chiến lược, yêu cầu và thực tiễn quản lý, các thực hành tốt, cũng như các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng và các yếu tố liên quan khác. Trong số các yếu tố này, "nhu cầu chiến lược" và "yêu cầu và thực tiễn quản lý" là những yếu tố đặc thù của từng tổ chức, dẫn đến sự khác biệt giữa các hệ thống quản lý dù theo cùng một tiêu chuẩn quốc tế. Nếu không xem xét đầy đủ hai yếu tố này, hệ thống quản lý có thể đáp ứng tiêu chuẩn nhưng không thực sự phù hợp với nhu cầu và đặc thù của tổ chức.

Để hệ thống quản lý hoạt động hiệu quả, các yếu tố của nó phải tương thích với điều kiện thực tế và nhu cầu của tổ chức. Sự thất bại trong triển khai hệ thống quản lý thường xuất phát từ việc áp dụng phương pháp và cách tiếp cận không phù hợp với tổ chức.

Về mặt tiếp cận, nhiều tổ chức tập trung vào việc đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn bằng cách hỏi "Chúng tôi cần làm gì để tuân thủ tiêu chuẩn?" thay vì xác định cách vận dụng tiêu chuẩn để giải quyết nhu cầu quản lý thực tế với câu hỏi "Nhu cầu và thực tiễn của chúng tôi là gì, và yêu cầu của tiêu chuẩn nên được áp dụng như thế nào để phù hợp và hiệu quả?". Thêm vào đó, một số tổ chức tin rằng các thực hành thành công ở một tổ chức khác có thể áp dụng ngay lập tức cho mình chỉ bằng cách yêu cầu đơn vị tư vấn cung cấp một hệ thống giống hệt.

Về phương diện phương pháp triển khai, sự không phù hợp của hệ thống quản lý thường do thiếu sự tham gia đầy đủ của cán bộ quản lý và nhân viên trong việc phân tích thực trạng và phát triển các biện pháp kiểm soát.

Dù nguyên nhân là gì, nếu hệ thống quản lý không được xây dựng dựa trên thực trạng và nhu cầu thực tế của tổ chức, nó sẽ không phù hợp với hoạt động của tổ chức. Việc áp dụng một cách cứng nhắc và không phù hợp sẽ dẫn đến khó khăn trong việc duy trì và cải tiến hệ thống trong tương lai.

Hệ thống quản lý thiếu sự liên kết và tích hợp với các lĩnh vực quản lý khác

Tiêu chuẩn hệ thống quản lý định hình một khuôn khổ cho việc quản lý các lĩnh vực mục tiêu như (chất lượng, môi trường, an toàn thực phẩm, và an ninh thông tin,...) nhưng không cung cấp một mô hình toàn diện cho quản trị doanh nghiệp. Khi triển khai hệ thống quản lý, tổ chức cần phải xác định rõ các yếu tố nằm trong và ngoài phạm vi của hệ thống để đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát liên kết và nhất quán với các yêu cầu quản lý khác, như vậy mới có thể vừa tránh được sự chống chéo, phát sinh thêm thủ tục giấy tờ, vừa giảm thiểu những mâu thuẫn trong quản lý tác nghiệp. Nếu không, sự thiếu liên kết có thể dẫn đến mâu thuẫn và phát sinh thủ tục không cần thiết, làm giảm hiệu quả và sự tuân thủ của hệ thống quản lý. Để thành công, hệ thống quản lý phải được tích hợp vào hệ thống quản trị tổng thể của tổ chức một cách đồng bộ và hiệu quả.

Để giải quyết các vấn đề gặp phải, tổ chức cần ưu tiên sử dụng phương pháp quá trình trong việc phân tích các hoạt động và yêu cầu quản lý như là cơ sở để phát triển biện pháp kiểm soát. Đồng thời, việc sử dụng các kỹ thuật thiết kế hiệu quả sẽ giúp hạn chế các rủi ro liên quan đến việc yêu cầu bị chồng chéo hoặc bị bỏ sót trong quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý.

Hệ thống quản lý không giúp cải thiện hiệu quả hoạt động

Khi tổ chức triển khai một hệ thống quản lý, mục tiêu chính thường là cải thiện kết quả hoạt động trong các lĩnh vực như chất lượng, môi trường, hoặc an toàn. Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng đạt được những cải thiện này sau khi áp dụng HTQL. Sự thiếu cải thiện có thể dẫn đến một chu trình tiêu cực, bắt đầu từ "Không hiệu quả - Kém quan tâm - Kém hiệu quả hơn - Kém quan tâm hơn", làm giảm động lực và hiệu quả của hệ thống.

Một trong những lý do khiến hệ thống quản lý không mang lại cải thiện hiệu quả là việc áp dụng tiếp cận "Viết những gì đang làm, Bổ sung theo tiêu chuẩn, Làm những gì đã viết, Duy trì hồ sơ" trong các dự án triển khai theo ISO. Tiếp cận này thường dẫn đến việc chỉ tập trung vào việc tuân thủ tiêu chuẩn mà không thực sự cải thiện các hoạt động quản lý. Hệ thống này có thể tạo ra một vòng lặp không đổi, nơi các thực hành hiện tại, nếu không hiệu quả, được tiêu chuẩn hóa và duy trì, gây ra tổn hại lâu dài hơn cho tổ chức.

Một trong những khó khăn khi triển khai hệ thống quản lý là các yếu tố của chu trình P-D-C-A thường không được tích hợp đầy đủ vào các công cụ quản lý như quy trình và tài liệu tiêu chuẩn. Để khắc phục vấn đề này, tổ chức cần định hướng hoạt động phân tích và phát triển tài liệu theo mục tiêu chính sách rõ ràng và tham khảo các thực hành tốt nhất trong ngành. Đồng thời, việc hợp tác với các hướng dẫn viên hoặc tư vấn có kinh nghiệm sẽ giúp tích hợp hiệu quả các yếu tố P-D-C-A vào hệ thống quản lý, làm cơ sở cho cải tiến liên tục trong tương lai.

Tổ chức thiếu khả năng duy trì và cải tiến hệ thống quản lý sau chứng nhận

Trong giai đoạn duy trì và cải tiến hệ thống quản lý, hiệu quả cải tiến phụ thuộc vào việc áp dụng hiệu quả các công cụ tiêu chuẩn như hoạch định, đo lường, đánh giá, và hành động khắc phục. Tuy nhiên, nhiều tổ chức chỉ thực hiện các công cụ này một cách hình thức, không mang lại cải tiến thực chất. Nguyên nhân có thể bao gồm:

• Thiếu năng lực duy trì và cải tiến sau khi tư vấn rút lui, dẫn đến tổ chức không đủ khả năng duy trì HTQL.
• Không duy trì được các hoạt động quản lý trong chu trình P-D-C-A sau khi tư vấn kết thúc. Nhiều HTQL mới chỉ tập trung vào tiêu chuẩn hóa hoạt động tác nghiệp mà bỏ qua việc tiêu chuẩn hóa quản lý.
• Sự cam kết của lãnh đạo giảm sau khi nhận chứng chỉ, dẫn đến hiệu quả cải tiến giảm theo thời gian.

Ngoài ra, các nghiên cứu cho thấy, ngay cả khi các công cụ cải tiến được áp dụng hiệu quả, khả năng cải tiến của HTQL thường giảm sau 2-4 năm. Tổ chức cần áp dụng các công cụ cải tiến bổ sung để duy trì hiệu quả liên tục của HTQL.