Quy Trình Quản Lý Kho Vật Tư

Mục lục [Ẩn]

Trong một doanh nghiệp sản xuất hay kinh doanh, việc quản lý kho hàng vật tư là một khâu vô cùng quan trọng, nó giúp bạn nắm được lượng hàng hóa còn trong kho, tình hình nhập – xuất ra sao để có thể đưa ra hướng giải quyết cho việc giám sát hàng hóa tồn kho. Bên cạnh đó, quản lý kho còn nói lên tình hình sản xuất và buôn bán như thế nào để đưa ra giải pháp, định hướng tối ưu cho sự phát triển của doanh nghiệp của bạn.

Khóa học sắp khai giảng:
Khóa học quản lý kho chuyên nghiệp ► xem chi tiết
Khóa học kỹ năng xây dựng quy trình ► xem chi tiết

Tổng quan Quy trình quản lý kho vật tư

Quy trình quản lý kho vật tư là gì?

Cùng iRTC tìm hiểu khái niệm, mục đích, phân loại cũng như quy trình quản lý kho một cách khoa học nhất:

Khái niệm quản lý kho vật tư

Quản lý kho vật tư là trình tự nhiều bước liên quan với nhau, được diễn ra hằng ngày trong doanh nghiệp, các bước đó bao gồm: nhận hàng, nhập kho, kiểm toán, vận chuyển, xuất hàng, kiểm kê, báo cáo cấp quản lý nhầm phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.

Quy trình quản lý kho vật tư được xác định từ khi các nhà cung ứng vận chuyển nguyên liệu đầu vào đến kho cho tới khi xuất thành phẩm cuối cùng từ kho ra ngoài. Kiểm soát kho một cách logic giúp cho đơn vị của bạn tối ưu hóa chi phí, tuân thủ đúng thủ tục, kiểm soát tốt lượng hàng tồn kho, đảm bảo kế hoạch sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp đúng với chỉ tiêu đã đề ra.

>>> Cùng tìm hiểu: Hàng tồn kho là gì?

Mục đích của quản lý kho vật tư

Quy trình quản lý kho vật tư nhằm thống nhất quá trình quản trị kho, đảm bảo việc nhập xuất diễn ra đúng tiến độ và quy trình; đảm bảo đúng các nguyên tắc quản lý chất lượng về bảo quản hàng hóa trong quá trình lưu trữ tại kho hàng.

Quản lý vật tư một cách chuyên nghiệp giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh, lưu trữ và luân chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi, đạt nâng suất cao. Nắm bắt được kế hoạch sản xuất, tiết kiệm ngân sách trong việc tối ưu lượng hành tồn kho, cung ứng kịp thời hàng hóa cho khách hàng và ra thị trường tiêu dùng, từ đó nâng cao vị thế của doanh nghiệp.

Phân loại

Để việc quản lý kho luôn đồng nhất thì doanh nghiệp nên sử dụng các quy trình quản lý kho chuyên nghiệp. Theo iRTC tìm hiểu, các doanh nghiệp hiện nay phần lớn sử dụng 3 phương thức sau để áp dụng cho việc quản trị kho đó là:

• Quản lý mã hàng
• Quản lý nhập kho
• Quản lý xuất kho

Mỗi phương thức đều sử dụng các quy trình khác nhau.

Lợi ích khi Quản lý kho vật tư hiệu quả

Lợi ích của quản lý kho vật tư

Với các doanh nghiệp sản xuất, quản lý kho vật tư được xem như là cầu nối giữa quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh. Khi quản lý kho mà không có quy trình cụ thể thì hệ thống vận hành sẽ mất tính chặt chẽ, dễ phát sinh nhiều vấn đề làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Còn nếu áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp sẽ hưởng được nhiều lợi ích như:

• Giúp việc vận hành kho diễn ra xuyên suốt, khi có một quy trình quản lý kho chuẩn mực, các bộ phận chỉ cần dựa vào quy trình đó để tiến hành công việc, tìm ra hướng giải pháp nhanh nhất nhằm tối ưu thời gian, đảm bảo tính trơn tru cho việc vận hành kho
• Người quản lý kho dễ dàng trong việc giám sát, theo dõi biến động của kho, bám sát tình hình nhập xuất kho một cách chặt chẽ từ đó đưa ra những chiến lược phân bổ, lưu trữ, mua sắm và vận hành kho hiệu quả
• Dễ dàng trong việc kiểm soát tình trạng của hàng hóa, nguyên liệu, theo dõi được chất lượng, giảm thiểu vấn đề hỏng hóc trong quá trình lưu kho
• Quản lý kho hiệu quả giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, tối ưu bộ máy quản lý vận hành, giảm chi phí nhân công cho doanh nghiệp của mình
• Tạo phong cách làm việc chuyên nghiệp, nhanh chóng, đơn giản và hiệu quả
• Giúp người quản lý kho có những báo cáo chính xác, cụ thể, các báo cáo này bao gồm báo cáo tình hình nhập – xuất kho, báo cáo doanh thu, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tình hình mua sắm,…để chủ doanh nghiệp nắm được số liệu thống kê và đưa ra những giải pháp cần thiết để phát triển doanh nghiệp.

Quy trình Quản lý kho vật tư

Quy trình quản lý kho vật tư thế nào?

Sau đây là quy trình quản lý kho mà iRTC đã tổng hợp được từ những chuyên gia sau khi khảo sát tại các đơn vị sản xuất với quy mô và lĩnh vực sản xuất khác nhau. Song, quy trình này thường được các doanh nghiệp ưu chuộng vì nó làm tăng chất lượng vận hành kho, chống thất thoát, tối ưu các hoạt động sản xuất và kinh doanh,… Quy trình đó được áp dụng qua các bước như sau:

Nhập kho hàng hóa/nguyên liệu

Sau khi nguyên liệu/vật tư được các nhà cung ứng vận chuyển đến thì nhân viên quản lý kho sẽ thực hiện nhập kho hàng hóa, cụ thể:

• Tiếp nhận văn bản, giấy tờ nhập kho và kiểm tra hàng hóa theo quy định công ty
• Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng nhập kho, lập phiếu, viết báo cáo cho khâu này
• Ghi phiếu nhập cho đơn vị đối tác kho sau khi các bước kiểm tra đã hoàn thiện
• Lưu trữ thông tin nhập kho vào phần mềm hay công cụ quản lý của doanh nghiệp về các thông tin như: tên hàng hóa, mã hàng hóa, ngày nhập, người kiểm tra, số seri, thông tin mô tả, số lượng,… nhằm thống kê số liệu, đảm bảo quá trình quản lý số lượng hàng hóa cho trước và sau khi nhập kho để trình báo cấp quản lý

Lưu trữ dữ liệu

Mỗi doanh nghiệp nên đầu tư nơi lưu trữ dữ liệu riêng cho mình để đảm bảo công tác quản lý kho tốt hơn. Mỗi hàng hóa nên có mã vạch riêng để đơn vị quản lý kho vật tư cũng như các bộ phận liên quan có thể dễ dàng kiểm tra được tình trạng, thông tin, vị trí, số lượng của từng hàng hóa khác nhau để phục vụ cho quá trình lưu kho, xuất kho hay mua, bán hàng hóa.

Giai đoạn này đòi hỏi người quản trị kho cần phải:

• Sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo mã vạch theo quy định
• Lưu trữ những ghi chép, giấy tờ liên quan đến hàng hóa như: danh mục hàng hóa, nguyên liệu/vật tư

Lên kế hoạch xuất kho hợp lý

Dựa trên thông số báo cáo tình hình tồn kho mà chủ doanh nghiệp sẽ cân nhắc lên kế hoạch sản xuất và xuất kho cho phù hợp. Trong quản lý kho vật tư, việc xuất kho cũng cần phải cận trọng làm đúng theo quy trình quản lý của doanh nghiệp, thông qua các bước:

• Lập thống kê, báo cáo xuất kho định kỳ theo ngày/tháng/quý theo nhu cầu của doanh nghiệp
• Lưu trữ thông tin, số liệu sau khi đã xuất kho để đảm bảo công tác quản lý sau này
• Tiếp nhận kiểm tra chứng từ hàng xuất kho
• Quản lý kho dựa vào thông tin phiếu xuất để lựa chọn hàng hóa theo yêu cầu. Quá trình xuất kho phải có chữ ký xác nhận của bộ phận chịu trách nhiệm
• Xác nhận, phê duyệt phiếu yêu cầu xuất kho của bộ phận yêu cầu

Kiểm tra, thống kê và báo cáo

Việc thu thập các báo cáo và lưu trữ giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về khả năng sản xuất và bán hàng của mình. Từ việc thống kê số liệu qua các báo cáo này, chủ doanh nghiệp dễ dàng nắm được chính xác số lượng, giá trị hàng hóa đang lưu kho, báo cáo nhập xuất kho, vật tư dự trữ và khả năng phát sinh lợi nhuận,… nhằm đảm bảo việc vận hành công ty hiệu quả, tiết kiệm chi phí đem lại nguồn thu lớn.
 

Kinh nghiệm quản lý kho vật tư hiệu quả

Quản lý kho vật tư không chỉ dừng lại ở việc nhập – xuất hàng mà còn yêu cầu sự chính xác, khoa học để đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục. Dưới đây là một số kinh nghiệm thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả quản lý kho vật tư:

Ứng dụng công nghệ vào quản lý kho

Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình kiểm kê, đồng thời nâng cao tốc độ xử lý công việc:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho: Giúp theo dõi số lượng tồn kho theo thời gian thực, tự động cập nhật khi có giao dịch nhập – xuất kho. Một số phần mềm phổ biến như SAP, KiotViet, Bravo, Misa, hoặc các hệ thống ERP tích hợp.
• Áp dụng mã vạch (Barcode) và RFID: Giúp quét và ghi nhận thông tin vật tư nhanh chóng, chính xác, hạn chế sai sót do ghi chép thủ công.
• Cảm biến IoT: Hỗ trợ giám sát điều kiện môi trường kho (độ ẩm, nhiệt độ) để bảo quản vật tư nhạy cảm như hóa chất, linh kiện điện tử.

Tổ chức kho bãi khoa học và hợp lý

Kho vật tư cần được bố trí theo một hệ thống logic để dễ dàng quản lý và truy xuất hàng hóa:

• Phân chia khu vực lưu trữ: Bố trí kho thành các khu vực riêng biệt như khu hàng nhập, khu hàng xuất, khu bảo quản hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm...
• Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO và FEFO:
  • FIFO (First In – First Out): Hàng nhập trước phải được xuất trước, giúp tránh tình trạng hàng cũ bị tồn kho quá lâu.
  • FEFO (First Expired – First Out): Hàng có hạn sử dụng ngắn hơn phải được xuất trước, tránh hàng hết hạn gây thiệt hại.
• Ghi chú vị trí lưu trữ: Mỗi kệ hàng, khu vực phải có mã số, bảng chỉ dẫn rõ ràng để nhân viên dễ dàng tìm kiếm, lấy hàng nhanh chóng.

Duy trì kiểm kê kho định kỳ

Kiểm kê kho giúp phát hiện sự chênh lệch giữa thực tế và số liệu sổ sách, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời:

• Kiểm kê theo định kỳ: Hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm tùy theo quy mô kho.
• Kiểm kê đột xuất: Khi phát hiện thất thoát hoặc nghi ngờ có sai lệch số liệu.
• Đối chiếu với hệ thống: So sánh kết quả kiểm kê thực tế với dữ liệu trên phần mềm để kịp thời điều chỉnh.

Xây dựng quy trình nhập – xuất kho chặt chẽ

Một quy trình quản lý kho hiệu quả cần đảm bảo tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro mất mát, sai sót trong quá trình nhập – xuất hàng:

• Khi nhập kho:
  • Kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ, hóa đơn.
  • Đối chiếu số lượng và chất lượng vật tư với đơn đặt hàng.
  • Lập phiếu nhập kho có xác nhận của các bộ phận liên quan.
• Khi xuất kho:
  • Kiểm tra phiếu yêu cầu xuất kho có đầy đủ thông tin đơn vị sử dụng, số lượng, loại hàng hóa.
  • Ghi nhận việc xuất kho vào hệ thống ngay sau khi thực hiện.
• Lưu trữ hồ sơ chứng từ đầy đủ: Phiếu nhập – xuất kho, hóa đơn mua hàng, biên bản kiểm kê cần được lưu trữ ít nhất 6 – 12 tháng để tiện tra cứu khi cần thiết.

Đào tạo nhân sự kho chuyên nghiệp

Nhân sự kho đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành và bảo vệ hàng hóa. Một số kinh nghiệm trong quản lý nhân sự kho gồm:

• Đào tạo kỹ năng sắp xếp, bảo quản vật tư: Nhân viên cần biết cách sắp xếp hàng hóa hợp lý, tránh chồng chất gây hư hỏng.
• Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý kho: Đảm bảo nhân viên thành thạo việc cập nhật dữ liệu, kiểm tra tồn kho trên hệ thống.
• Kiểm soát trách nhiệm cá nhân: Phân công rõ ràng trách nhiệm từng vị trí (thủ kho, nhân viên nhập liệu, nhân viên vận chuyển…) để tránh đùn đẩy trách nhiệm khi xảy ra sự cố.

Giám sát và tối ưu hóa hoạt động kho

• Định kỳ rà soát lại quy trình quản lý kho để cải tiến những điểm chưa hợp lý.
• Ứng dụng KPI (Key Performance Indicator) để đánh giá hiệu quả quản lý kho, ví dụ:
  • Tỷ lệ hàng tồn kho tối ưu.
  • Mức độ sai lệch giữa số liệu thực tế và hệ thống.
  • Thời gian trung bình xử lý đơn xuất kho.
• Cải tiến hệ thống lưu trữ bằng cách sử dụng giá kệ di động, hệ thống băng chuyền giúp tối ưu không gian kho và tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa.

Áp dụng những kinh nghiệm trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý kho vật tư hiệu quả hơn, giảm thất thoát, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.

Kết luận

Dù trong bất kỹ lĩnh vực kinh doanh, sản xuất nào thì việc quản lý kho theo quy trình là một bước vô cùng quan trọng, nó đem lại nhiều lợi ích như iRTC đã thống kê ở bài viết trên. Nếu bạn hay doanh nghiệp của bạn cần kỹ năng chuyên môn để có thể quản lý kho một cách chuyên nghiệp thì Khóa đào tạo Quản lý kho của Trung tâm Đào tạo IRTC sẽ là một gợi ý nhanh cho bạn.

Một buổi học Quản lý kho tại Trung tâm iRTC

Học quản lý kho tại iRTC sẽ giúp cho bạn biết cách tổ chức kho bãi và sắp xếp kệ hàng hợp lý; biết cách dùng mã số định vị, mã vạch hàng hóa; nắm vững quy trình nhập – xuất kho, kiểm kê kho bãi. Ngoài ra còn nhiều nội dung hơn nữa sẽ có trong khóa học. Điền vào form dưới bài viết hoặc liên hệ số Hotline 0902 419 079 để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.