Quản Lý Tồn Kho Là Gì? Tại Sao Phải Quản Lý Tồn Kho?

Mục lục [Ẩn]

Phần lớn doanh nghiệp nào cũng muốn các sản phẩm, hàng hóa do mình sản xuất ra luôn được bán hết 100% và không muốn hàng hóa bị lưu kho quá lâu vì sẽ gây ra nhiều hệ quả như: gây hỏng hóc, bị côn trùng phá hoại, tổn thất chi phí khi phải bù lỗ hàng hóa,..Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải lưu giữ trong kho một lượng hàng hóa nhất định để đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc không gây gián đoạn chu trình sản xuất. Vậy nên việc quản lý tồn kho là rất quan trọng đối với các đơn vị sản xuất, nhưng phải quản lý ra sao để tối ưu? Sắp xếp kho như thế nào để khoa học và hợp lý? Hãy tham khảo bài viết sau của Trung tâm iRTC nhé.

Tìm hiểu thế nào là quản lý tồn kho?

Thế nào được gọi là quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho thực chất không phải hoàn toàn là hàng hóa không bán được để tồn đọng trong kho, mà còn là lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đã tính toán trước để phục vụ kịp thời nhu cầu của khách hàng hoặc không làm ảnh hưởng đến quy trình sản xuất hàng hóa của doanh nghiệp.

Tùy thuộc vào ngành nghề cũng như tính chất sản xuất mà hàng tồn kho có thể được phân thành 4 loại sau đây:

• Vật tư: Là các thành phần quan trọng, cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh ví dụ như: bao bì, hộp giấy, khung thành phẩm,…
• Thành phẩm: Là sản phẩm đạt được sau khi trải qua nhiều bước trong quy trình sản xuất
• Bán thành phẩm: Là những sản phẩm gần đến công đoạn cuối cùng nhưng được chuyển giao qua công đoạn khác hoặc được bán
• Nguyên liệu thô: Là những nguyên liệu chưa qua công đoạn xử lý nào và thường được xử lý đầu tiên trong quy trình sản xuất sản phẩm.

Là một khâu quan trọng trong sản xuất, công việc quản lý kho là quy trình đặt – xuất hàng hóa, lưu trữ và giám sát quá trình tồn kho. Hoạt động quản lý hàng tồn kho là một công đoạn không hề dễ dàng, đặc biệt đối với những người mới bước chân vào nghề, chưa có nhiều kinh nghiệm. Đòi hỏi bạn phải nắm được nhiều kiến thức cũng như kỹ năng chuyên môn cao mới đảm nhận được công việc này.

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho?

Tại sao phải quản lý hàng tồn kho hợp lý?

Quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích và công năng. Doanh nghiệp sẽ không phải lo lắng về quy trình nhập – xuất hàng hóa, từ đó quy trình sản xuất sản phẩm sẽ được diễn ra trơn tru và không bị gián đoạn. Sau đây là những lợi ích từ việc quản lý hàng tồn kho một cách logic:

Tận dụng chi phí lưu kho

Nguyên vật liệu/thành phẩm lưu kho quá lâu rất có thể sẽ bị hỏng hóc, hết hạn sử dụng buộc phải tiêu hủy gây ra tổn thất không hề nhỏ cho doanh thu của doanh nghiệp. Nếu công ty của bạn có một người quản lý kho giỏi, họ sẽ biết cách xử lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, tối ưu chi phí tồn kho, tránh thất thoát nguồn ngân sách cho doanh nghiệp.

Phí lưu kho phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ như hàng hóa có kích thước lớn hay có giá trị cao thường có chi phí lưu kho cao hơn so với các hàng hóa thông thường bởi vì sẽ phát sinh thêm nhiều yếu tố khách quan như điện, nước, điều hòa, nhân công để bảo quản.

Việc tính toán trước được những phát sinh như vậy sẽ giảm thiểu được rất nhiều nguồn lực nhân công cũng như các chi phí lưu kho. Giúp tối ưu được việc điều chỉnh nhập – xuất kho, mang lại nguồn thu cho doanh nghiệp.

Kiểm soát chi phí nguyên/vật liệu ban đầu

Hiện trạng thất thoát nguyên vật liệu trong kho hiện nay là một hiện trạng không khó để bắt gặp tại các đơn vị sản xuất, đó có thể là do việc gian lận của nhân viên quản lý kho hàng hoặc do thất thoát do quá trình vận chuyển.

Việc quản trị hàng tồn kho tốt giúp bạn kiểm soát được số lượng, chất lượng, thời gian nhập xuất của nguyên liệu, hàng hóa, từ đó nắm rõ những số liệu thống kê cụ thể nhằm kiểm soát được sự thất thoát không mong muốn của hàng hóa, nguyên liệu. Để cắt giảm đi những chi phí thất thoát này và tăng doanh thu cho doanh nghiệp của bạn.

Thuận lợi cho việc bán hàng

Cải thiện được vấn đề hàng tồn kho quá lâu sẽ giúp cho đơn vị của bạn biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế hoạch sản xuất hay nhập khẩu hợp lý. Đồng thời tạo chương trình khuyễn mãi hay giảm giá để đẩy mạnh khả năng bán những mặt hàng còn tồn đọng trong kho.

Giải quyết được vấn đề quản lý hàng tồn kho sẽ tăng năng suất bán được hàng, giảm thiểu sự lãng phí và chi phí khi mà sản phẩm lưu kho quá lâu, làm giảm thất thoát doanh thu, tạo lòng tin đối với khách hàng và tăng tính chuyên nghiệp của công ty.

Các biện pháp giải quyết tình trạng tồn kho

Một khóa học Quản lý kho chuyên nghiệp tại iRTC

Đến đây chắc bạn cũng đã thấy được tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho. Tuy nhiên, bạn không biết giải pháp nào để giải quyết vấn đề tồn kho của mình hiệu quả? Hãy tham khảo các giải pháp sau mà Trung tâm iRTC đưa ra nhé:

Kiểm kê kho thủ công thường xuyên

Biện pháp này có ưu điểm là dễ thực hiện, dễ sử dụng không cần quy trình hay phần mềm phức tạp, chỉ cần quản lý trên giấy tờ hoặc Excel là đủ bởi vì không tốn phí, đơn giản và dễ thao tác phù hợp với các doanh nghiệp hay cửa hàng buôn bán nhỏ lẻ.

Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là không thể áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn. Vì phương pháp này yêu cầu nhập liệu thủ công dễ gây ra nhầm lẫn, tốn công sức, kiểm soát số liệu khó khăn và dễ bị lộ thông tin bảo mật khi bạn là một người không rành về công nghệ thông tin, đặc biệt là Excel.

Quản lý kho bằng phương pháp mã vạch

Mã vạch là công nghệ thu thập thông tin sử dụng một mã vạch được ấn định trực tiếp lên sản phẩm, hàng hóa và dùng một máy quét để đọc sản phẩm đó, công nghệ này thường được thấy trong các siêu thị hoặc các doanh nghiệp sản xuất lớn.

Với công nghệ mã hóa tối tân, hiện đại, quản lý kho bằng mã vạch đã và đang được nhiều đơn vị kinh doanh, sản xuất sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề bởi cách sử dụng vô cùng dễ dàng và tiện lợi, chỉ cần quét mã bằng thiết bị, hệ thống sẽ hiển thị ngay lập tức thông tin của hàng hóa như số lượng, tình trạng, vị trí… một cách chi tiết.

Quản lý kho bằng công nghệ mã vạch

Sử dụng mã vạch một cách khoa học và chuyên nghiệp giúp công việc quản lý kho hàng trở nên dễ dàng, tiết kiệm chi phí và giảm thời gian, công sức so với quản lý kho thủ công. Phương pháp quản lý kho bằng mã vạch cũng có trong chương trình giảng dậy trong Khóa học quản lý kho chuyên nghiệp do Trung Tâm Đào Tạo iRTC giảng dậy.

>>>> Tìm hiểu thêm: Học quản lý kho ở đâu tốt nhất?

Sử dụng phần mềm quản lý kho có sẵn

Thời đại 4.0 hiện nay, việc mua phần mềm để quản lý kho là điều không quá xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Một số phần mềm giúp tối ưu công việc kinh doanh, sản xuất hiệu quả hiện nay có thể kể đến như:

• Phần mềm Kiot Viet
• Sapo POS
• Ecount
• SalesBinder
• StockPile
• ABC Inventory
• Perfect Warehouse
• …

Với những giải pháp mà iRTC gợi ý, hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm những kinh nghiệm để quản lý kho hiệu quả giúp tối ưu chi phí, thời gian, nâng cao hiệu quả sản xuất và kinh doanh. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa tự tin về khâu quản lý kho hàng thì Khóa học Quản Lý Kho chuyên nghiệp của iRTC sẽ là một gợi ý nho nhỏ, để tham gia khóa học cũng như cần tư vấn chuyên môn xin liên hệ qua Hotline: 0902 419 079 để được tư vấn.

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ QUỐC TẾ - iRTC
Thông tin đăng ký khóa học:

Trụ sở iRTC :  58 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Điện thoại   :  028 3885 6866 (Hotline) - 0902 419 079 (Mr Vinh)
Email          :  tuvan@irtc.edu.vn - daotao@irtc.edu.vn - daotaoquanly.irtc@gmail.com
Website      :  www.irtc.edu.vn - www.lean6sigma.edu.vn