Các quy trình bắt buộc theo ISO 9001

Mục lục [Ẩn]

Bối cảnh hội nhập toàn cầu mang tới nhiều thay đổi, song song với đó các yêu cầu về tiêu chuẩn ISO ngày càng gắt gao, nó đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công của các tổ chức muốn đạt được sự công nhận quốc tế về chất lượng. Một trong số đó là yếu tố áp dụng quy trình bắt buộc của ISO 9001, nhằm tổ chức vận hành được nhất quán, hiệu quả và minh bạch. Liệu tổ chức của bạn đã hiểu rõ và triển khai đúng các quy trình bắt buộc trong ISO 9001 để đạt được hiệu quả tối ưu chưa? Hãy tham khảo trong bài viết dưới đây.

Quy trình bắt buộc trong ISO là gì?

Quy trình bắt buộc là những hoạt động được thiết lập theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO nhằm đảm bảo tính nhất quán, minh bạch và hiệu quả trong hệ thống quản lý. Đây là các quy trình tối thiểu mà tổ chức phải triển khai để đạt được sự tuân thủ và đáp ứng các mục tiêu chất lượng.

Trong ISO 9001, các hoạt động được thiết lập, triển khai và duy trì để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Chúng là nền tảng để tổ chức quản lý chất lượng hiệu quả, đồng thời đạt được sự tin cậy từ khách hàng và các bên liên quan.

Các quy trình bắt buộc trong ISO 9001 là nền tảng để tổ chức duy trì sự tuân thủ với yêu cầu khách hàng và pháp luật, đồng thời tối ưu hóa hoạt động quản lý chất lượng. Chúng giúp tổ chức kiểm soát hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và chi phí không cần thiết, từ đó nâng cao hiệu suất và thúc đẩy cải tiến liên tục. Nhờ đó, tổ chức có thể xây dựng niềm tin với khách hàng và khẳng định uy tín trên thị trường.

6 quy trình bắt buộc trong ISO 9001

Mỗi quy trình dưới đây đều là yếu tố then chốt, tạo nên sự ổn định và phát triển lâu dài cho hệ thống quản lý của các doanh nghiệp. Chúng mang một vai trò quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống chất lượng hiệu quả và bền vững, hỗ trợ tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược cũng như sự tin tưởng vững vàng từ phía khách hàng.

Quy trình kiểm soát tài liệu

Quy trình này xác định cách thức tạo, phê duyệt, phát hành và cập nhật tài liệu trong hệ thống quản lý chất lượng. Với mục tiêu là đảm bảo rằng tất cả các tài liệu luôn phù hợp với yêu cầu và được sử dụng đúng cách. Ngoài ra, nó còn phòng ngừa việc sử dụng các tài liệu lỗi thời hoặc không được kiểm soát, đảm bảo thông tin cùng quy trình luôn chính xác và cập nhập.

Quy trình kiểm soát hồ sơ

Việc lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy hồ sơ liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng được quy định nghiêm ngặt. Mục đích là chứng minh sự tuân thủ với các yêu cầu của ISO 9001 và đảm bảo tính minh bạch trong việc quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, nó còn đảm bảo hồ sơ dễ dàng truy xuất khi cần thiết, hỗ trợ công tác kiểm tra và đánh giá trong tương lai.

Quy trình đánh giá nội bộ

Mức độ tuân thủ của hệ thống quản lý chất lượng với các yêu cầu của ISO 9001 sẽ được xác định thông qua quy trình đánh giá nội bộ. Qua đó phát hiện và giải quyết các điểm không phù hợp trong hệ thống, đồng thời đề xuất các biện pháp cải tiến. Hoạt động đánh giá nội bộ cũng là công cụ quan trọng để duy trì chất lượng và giúp tổ chức nhận diện các cơ hội cải tiến trong quá trình vận hành.

Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Các sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được xác nhận qua quy trình kiểm soát này, khi không đạt yêu cầu chất lượng thì sản phẩm sẽ không được chuyển giao cho khách hàng. Khi đó, các bước trong quy trình gồm nhận diện sản phẩm không phù hợp sẽ được cách ly khỏi những sản phẩm khác và xử lý. Điều này giúp ngăn ngừa rủi ro cho tổ chức và bảo vệ uy tín thương hiệu.

Quy trình hành động khắc phục

Hành động khắc phục sẽ tìm ra nguyên nhân gốc rễ của các điểm không phù hợp và áp dụng biện pháp để ngăn chặn sự tái diễn. Xử lý các nguyên nhân này còn giúp khắc phục vấn đề tạm thời và cải tiến lâu dài, đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng liên tục phát triển và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Quy trình hành động phòng ngừa

Mặc dù trong phiên bản ISO 9001:2015, quy trình hành động phòng ngừa không còn là yêu cầu bắt buộc, nhưng nó vẫn được khuyến khích để giúp tổ chức giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng. Quy trình này giúp xác định và đánh giá các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa trước khi các vấn đề phát sinh.
Tham khảo: Tại sao cần làm việc theo quy trình

Cách xây dựng và áp dụng các quy trình bắt buộc trong ISO 9001:2015

Để duy trì hệ thống đạt chứng nhận ISO, việc xây dựng và áp dụng các quy trình bắt buộc trong ISO 9001 đóng vai trò vô cùng quan trọng. Quá trình này không chỉ đảm bảo sự tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn là chìa khóa giúp tổ chức cải tiến, tối ưu hóa và duy trì một hệ thống hoạt động hiệu quả trong dài hạn. Việc thực hiện các quy trình này một cách bài bản sẽ tạo ra một nền tảng vững chắc cho tổ chức phát triển bền vững.

Các bước xây dựng quy trình

• Bước 1. Phân tích yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001: Doanh nghiệp sẽ tiến hành phân tích các điều khoản liên quan đến quy trình bắt buộc trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Điểm quan trọng trong phiên bản này là yêu cầu tổ chức phải xác định ngữ cảnh tổ chức, quản lý rủi ro và cải tiến liên tục.
• Bước 2. Xây dựng quy trình dựa trên đánh giá rủi ro và cơ hội: ISO 9001:2015 yêu cầu các tổ chức phải đánh giá giá các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả chất lượng. Vì vậy, khi xây dựng quy trình, cần xác định những rủi ro và cơ hội liên quan đến mỗi quy trình và các biện pháp để quản lý chúng.
• Bước 3. Mô tả quy trình với sự tham gia của các bên liên quan: Bước tiếp theo là mô tả quy trình chi tiết, nhưng không chỉ với sự tham gia của các bộ phận nội bộ. ISO 9001:2015 nhấn mạnh việc đánh giá và liên hệ với các bên liên quan (customers, suppliers,...) để đảm bảo rằng quy trình phù hợp với các yêu cầu và kỳ vọng bên ngoài.
• Bước 4. Đào tạo và tạo điều kiện cho sự tham gia của nhân viên: Sự tham gia của nhân viên trong quá trình xây dựng và thực thi quy trình là rất quan trọng. Do đó, quá trình đào tạo cần tập trung vào sự nhận thức của nhân viên về các quy trình và giúp họ hiểu rõ hơn về cách thức họ có thể đóng góp vào việc cải tiến quy trình.
• Bước 5. Áp dụng thử nghiệm, cải tiến và duy trì quy trình: Sau khi triển khai, cần theo dõi hiệu quả của quy trình thông qua các chỉ số và thông tin phản hồi để thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong tổ chức. Ngoài ra, ISO 9001:2015 còn yêu cầu các tổ chức phải duy trì hệ thống kiểm soát và cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu và thông tin thực tế.

Yếu tố quan trọng khi áp dụng quy trình

• Tích hợp các quy trình với các hệ thống khác trong tổ chức: Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 khuyến khích tích hợp với các hệ thống quản lý khác. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả mà còn giúp tổ chức đạt được các mục tiêu chiến lược tổng thể.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả quy trình: Đây là một phần quan trọng để đảm bảo tính hiệu quả và cải tiến liên tục, trong đó cần có hệ thống đo lường hiệu quả của các quy trình và phải có cơ chế để cải tiến quy trình khi phát hiện ra vấn đề hoặc rủi ro.
• Tăng cường công nghệ và phần mềm hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu và các công cụ hỗ trợ giúp tổ chức quản lý tài liệu, quy trình và các chỉ số hiệu quả một cách dễ dàng hơn. Điều này đồng thời cũng giúp đáp ứng yêu cầu về quản lý thông tin trong ISO 9001:2015.

Chìa khóa cho một quy trình hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả chính là nhờ áp dụng các quy trình bắt buộc trong ISO 9001:2015. Song song với đó, là cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo cấp cao nhằm đảm bảo quy trình được triển khai đúng đắn và duy trì lâu dài. Bên cạnh đó, tính linh hoạt trong việc điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp với đặc thù tổ chức cũng rất quan trọng, giúp tối ưu hóa hiệu quả và đáp ứng nhu cầu thực tế.

Khóa học nhận thức và đánh giá viên nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015

Đáp ứng nhu cầu về xây dựng quy trình hệ thống ISO 9001 hiệu quả, IRTC đã thiết kế khóa học “Nhận thức và đánh giá viên nội bộ hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015". Ngoài cung cấp kiến thức sâu sắc về các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001, chương trình đào tạo còn trang bị cho học viên các kỹ năng cần thiết để thực hiện đánh giá nội bộ chất lượng.

Đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm

Khóa học được giảng dạy bởi đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, có nhiều năm công tác trong lĩnh vực đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và tư vấn ISO. Họ sẽ chia sẻ những kinh nghiệm thực tiễn giúp học viên dễ dàng áp dụng vào công việc thực tế.

Lợi ích khi tham gia khóa học

• Nâng cao hiểu biết về tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và cách áp dụng vào thực tế.
• Học viên sẽ có khả năng tự tin thực hiện các cuộc đánh giá nội bộ chất lượng, đặc biệt đối với các quy trình bắt buộc trong ISO 9001.
• Cải thiện khả năng nhận diện các điểm yếu trong hệ thống quản lý chất lượng và đưa ra giải pháp cải tiến.
• Tạo nền tảng vững chắc để đạt được chứng nhận ISO 9001:2015 cho tổ chức.

Đối tượng tham gia

• Các cán bộ, nhân viên trong tổ chức tham gia vào hoạt động quản lý chất lượng và đánh giá nội bộ.
• Những người muốn trở thành đánh giá viên nội bộ ISO 9001:2015.
• Các tổ chức, doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của mình.

Việc tuân thủ các quy trình bắt buộc theo ISO không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo sự phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro và cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ. Quá trình xây dựng và triển khai quy trình theo ISO đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc, cách tiếp cận hệ thống và cam kết từ tất cả các cấp trong doanh nghiệp.

Để giúp doanh nghiệp trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng về ISO, IRTC thường xuyên tổ chức các chương trình đào tạo chuyên sâu về ISO cũng như xây dựng quy trình. Các khóa học được thiết kế bài bản, phù hợp với thực tiễn, giúp đội ngũ nhân sự nắm vững các yêu cầu của tiêu chuẩn, áp dụng hiệu quả quy trình vào hoạt động quản lý và vận hành. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và lựa chọn chương trình đào tạo phù hợp!