Quy Trình Quản Lý Kho Theo ISO

Mục lục [Ẩn]

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là một phương pháp được các nước trên thế giới áp dụng rất nhiều vì đem lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp. Nhưng phương pháp này lại ít được các công ty ở Việt Nam biết đến vì đây còn là một khái niệm khá mới, phần lớn các doanh nghiệp chưa nắm được quy trình chuẩn. Vậy thế nào là quản lý kho theo ISO? Lợi ích của quy trình này ra sao? Trình tự các bước của quy trình thế nào? Hãy cùng theo dõi bài viết sau của iRTC để tìm lời giải đáp.

Tổng quan Quy trình quản lý kho theo ISO

Quản lý kho theo ISO là gì?

Quản lý kho theo ISO là gì?

ISO (International Organization for Standardization) là một Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ra đời với mục đích đặt ra những tiêu chuẩn chung về thương mại và sản xuất cho 161 quốc gia thành viên trong đó có Việt Nam. Hiện nay có rất nhiều tiêu chuẩn ISO được đặt ra như ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 22000,… và sức ảnh hưởng của các chuẩn này là rất lớn.

Quản lý kho theo ISO là việc áp dụng quy trình quản lý kho hàng dựa theo các tiêu chuẩn ISO kể trên bao gồm các bước trình tự quản lý theo mục tiêu được đúc kết dựa vào kinh nghiệm và trải nghiệm thực tiễn tại doanh nghiệp. Quản lý kho theo ISO được rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức sản xuất áp dụng và đạt năng suất hiệu quả.

Quy trình quản lý kho theo ISO giúp cho quá trình nhập – xuất kho, lưu trữ, vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Quản lý nguồn hàng một cách khoa học đảm bảo định mức tồn kho cho các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiết kiệm ngân sách trong việc đầu tư hàng hóa, tạo tiền đề cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Lợi ích của quản lý kho theo ISO

Nếu doanh nghiệp của bạn không có một quy trình quản lý kho chuẩn thì sẽ gặp rất nhiều vấn đề về hệ thống lưu trữ, luân chuyển hàng hóa, làm thất thoát một lượng hàng tồn kho lớn, gây mất cân bằng giữa việc sản xuất và tiêu thụ hàng hóa làm ra.

Có thể thấy rằng với các doanh nghiệp càng lớn, việc quản lý kho theo quy trình ISO sẽ là một lợi thế vô cùng lớn cho việc vận hành kho. Lợi ích mà quy trình này mang lại có thể kể đến như:

• Hạn chế rủi ro hoặc sự cố ngoài ý muốn liên quan đến việc vận hành kho
• Giảm thiểu tình trạng tồn kho và thất thoát hàng hóa, nguyên liệu
• Dễ dàng thiết lập quy trình quản lý kho một cách đơn giản và dễ áp dụng
• Giám sát quá trình xuất – nhập kho và luân chuyển hàng hóa một cách chặt chẽ hơn
• Chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng kho và quá trình làm việc của nhân viên kho
• Tăng cường năng suất làm việc, tạo động lực và tinh thần trách nhiệm trong công việc cho mỗi nhân viên
• Kiểm soát, phát hiện nhanh chóng những lỗi phát sinh để giải quyết nhanh chóng, kịp thời
• Tiết kiệm được thời gian hơn trong việc kiểm kê, báo cáo so với việc quản lý kho thủ công
• Tăng tính chuyên nghiệp và chất lượng dịch vụ, tạo được điểm nhấn trong mắt của khách hàng, đối tác

Quy trình quản lý kho theo ISO

Quy trình quản lý kho theo ISO gồm những bước nào?

Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là cách quản lý được nhiều doanh nghiệp có quy mô lớn sử dụng phổ biến hiện nay. Áp dụng ISO trong quản lý kho giúp doanh nghiệp sản xuất ra những sản phẩm có chất lượng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu trải nghiệm của khách hàng. Quy trình quản lý kho áp dụng ISO có thể chia thành 3 hình thức: quy trình quản lý nhập kho, xuất kho và quản lý theo mã đơn hàng.

Quy trình quản lý nhập kho

Nhập kho gồm có 4 loại là nhập kho nguyên liệu, nhập kho thành phẩm, nhập kho sản xuất và nhập kho hàng hóa. Quy trình gồm:

• Bước 1: Thông báo nhập kho. Lập kế hoạch và đưa ra phương án tối ưu nhất cho việc nhập kho, việc nhập kho phải có mục đích rõ ràng.
• Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu sản phẩm thực tế. Việc tiếp theo khi nhập kho áp dụng theo tiêu chuẩn ISO là phải kiểm tra và đối chiếu chất lượng hàng hóa trong kho có đúng với thực tế, tránh tình trạng gặp phải hàng hóa chất lượng kém.
• Bước 3: Sau khi các khâu kiểm tra đã xong xuôi, nhân viên quản lý kho tiến hành nhập kho. Sau đó lập các số liệu thống kê ban đầu để báo cáo cấp quản lý.

Quy trình quản lý xuất kho

Quy trình quản lý xuất kho

Hoạt động xuất kho áp dụng tiêu chuẩn đào tạo ISO được chuẩn hóa theo các bước sau:

• Bước 1: Lập yêu cầu xuất kho: xuất kho để bán, xuất kho để lắp ráp công đoạn khác, xuất kho để chuyển đi nơi khác,…
• Bước 2: Kiểm tra tồn kho, nhân viên quản lý kho sẽ dùng phần mềm kiểm tra mã hàng để kiểm tra thông tin tồn kho.
• Bước 3: Xuất kho và lưu lại thông tin. Khi các thủ tục ở trên đã hoàn thành, nhân viên kho tiến hàng xuất kho và ghi chép lại các thông tin để cập nhật lên hệ thống và báo cáo với các bộ phận liên quan.

Quy trình quản lý kho bằng mã hàng

Đối với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, số lượng nguyên liệu đầu vào và thành phẩm là cực kỳ lớn, việc quản lý kho thủ công là bất khả thi, cho nên quản lý hàng hóa bằng mã vạch áp dụng tiêu chuẩn ISO là một giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề này.

Mã hàng giúp cho việc nhận diện các thông tin như: tên hàng, số lượng, vị trí, tình trạng hàng hóa trở nên dễ dàng chỉ bằng vài thao tác. Tiến trình quản lý kho theo mã hàng áp dụng tiêu chuẩn ISO được diễn ra như sau:

• Bước 1: Xử lý thông tin mã hàng. Trong quá trình lưu trữ, mã hàng của một sản phẩm có thể thêm mới, chỉnh sửa hoặc xóa bỏ.
• Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu lại mã hàng trên hệ thống có đúng như mã hàng của sản phẩm hay không. Đây là bước mà các nhân viên quản lý kho thường hay bỏ qua dẫn đến những sai sót như trùng mã hàng, số lượng hàng không đúng, tình trạng hàng hóa không được đảm bảo…
• Bước 3: Tiến hành cập nhật thông tin lên hệ thống. Đây là bước cuối cùng của quy trình này, nếu có sai sót và cần chỉnh sửa thì cần phải có sự cho phép của người có quyền hạn.

Kết luận

Áp dụng ISO trong việc quản lý kho giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng tồn kho, quá trình nhập xuất kho, luân chuyển hàng hóa đạt năng suất và hiệu quả cao hơn. Khi áp dụng quy trình này, hoạt động quản lý kho sẽ diễn ra một cách trôi chảy và tránh những thất thoát sản phẩm đáng tiếc. Qua bài viết này hy vọng bạn đọc đã nắm được khái niệm Quản lý kho theo tiêu chuẩn ISO là gì và các bước tiến trình áp dụng ra sao. Bạn cũng có thể tìm đến khóa đào tạo quản lý kho tại iRTC để học và áp dụng cho doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ hotline 0902 419 079 để được hỗ trợ nhanh nhất.

TRUNG TÂM NGHIÊN CỨU ĐÀO TẠO CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ QUỐC TẾ - iRTC
Thông tin đăng ký khóa học:

Trụ sở iRTC:  58 Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, TP.HCM
Điện thoại:  028 3885 6866 (Hotline) - 0902 419 079 (Mr Vinh) - 0908 419 079 (Mr Xuân)
Email:  tuvan@irtc.edu.vn - daotao@irtc.edu.vn - daotaoquanly.irtc@gmail.com
Website: www.irtc.edu.vn - www.lean6sigma.edu.vn