Mô hình 7S trong sản xuất là gì? Cấu trúc và ứng dụng

Mục lục [Ẩn]

Đối mặt với những thách thức trong môi trường kinh doanh phức tạp, việc duy trì sự cạnh tranh không chỉ dựa vào công nghệ tiên tiến hay nguồn lực dồi dào, mà còn cần đến một chiến lược quản lý toàn diện và hiệu quả. Làm thế nào để doanh nghiệp cân bằng giữa các yếu tố như cơ cấu tổ chức, kỹ năng nhân sự, hệ thống quy trình hay giá trị văn hóa để tối ưu hóa hiệu suất? Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta hãy cùng đi sâu vào bài viết dưới đây để khám phá mô hình 7S của McKinsey. Đây không chỉ là kim chỉ nam trong sản xuất mà còn là bí quyết thành công cho nhiều tập đoàn hàng đầu thế giới.

Mô hình 7S là gì?

Mô hình 7S là một công cụ quản lý hữu ích, được phát triển vào cuối năm 1970 bởi các chuyên gia tư vấn của công ty McKinsey & Company. Mô hình được sử dụng rộng rãi để đánh giá và cải thiện hiệu quả hoạt động của một tổ chức, đặc biệt là trong môi trường sản xuất. Mô hình này bao gồm 7 yếu tố bắt đầu bằng chữ "S", mỗi yếu tố đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và cùng tác động đến sự thành công của tổ chức.

Những yếu tố này được chia làm 2 loại:

• Yếu tố cứng: Structure (Cấu trúc), Strategy (Chiến lược), Systems (Hệ thống).
• Yếu tố mềm: Style (Phong cách lãnh đạo), Staff (Nhân sự), Skills (Kỹ năng), Shared Values (Giá trị chung).

Mô hình 7S được xây dựng nhằm mục tiêu tạo ra tổ chức thống nhất và hiệu quả. Với sự đảm bảo liên kết chặt chẽ giữa các chiến lược, cấu trúc, hệ thống và văn hóa, mô hình này giúp các doanh nghiệp xác định và khắc phục những bất hợp lý, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh và thích ứng với những biến đổi không ngừng của thị trường. Và với mục tiêu cuối cùng, mô hình 7S là sự hỗ trợ giúp tổ chức đạt được sự phát triển bền vững và thành công lâu dài.

7 yếu tố cốt lõi của mô hình 7S của McKinsey

Mô hình 7S của McKinsey là sự kết hợp hài hòa và cân bằng, được liên kết chặt chẽ với nhau nhằm cung cấp một khung khổ toàn diện giúp doanh nghiệp khám phá và tối ưu hóa các yếu tố này. Trong đó, có 2 nhóm yếu tố chính được chia thành bao gồm yếu tố cứng (Hard Elements) và yếu tố mềm (Soft Elements):

Yếu tố cứng (Hard Elements)

Các yếu tố cứng thường dễ nhận biết, đo lường và thay đổi hơn. Chúng đại diện cho cấu trúc hữu hình của tổ chức.

Stategy (Chiến lược):

• Là yếu tố then chốt trong mô hình 7S, đóng vai trò định hướng toàn bộ hoạt động của tổ chức, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng hiệu quả để tối đa hóa giá trị. Qua đó, tăng khả năng thích nghi với các thay đổi của môi trường bên ngoài (cạnh tranh, nhu cầu khách hàng và công nghệ mới).
• Đối với sản xuất, chiến lược đóng vai trò thiết yếu để đảm bảo doanh nghiệp duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu thị trường như: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng, phát triển sản phẩm, tăng năng suất và thích ứng với thị trường.

Structure (Cấu trúc):

• Đây là yếu tố nền tảng đảm bảo rằng các hoạt động trong doanh nghiệp được triển khai một cách hiệu quả, đồng thời hỗ trợ thực hiện các chiến lược đã đề ra. Với vai trò của cấu trúc, doanh nghiệp sẽ có thể định hình cơ chế vận hành, xác định rõ các quyền hạn cùng với mối quan hệ giữa các phòng ban. Và cuối cùng là tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận nhằm tối hóa hiệu quả hoạt động.
• Với vai trò quản lý chuỗi cung ứng, cấu trúc sẽ kiểm soát các hoạt động từ thu mua nguyên liệu tới phân phối sản phẩm, phân quyền và trách nhiệm cụ thể, hỗ trợ tự động hóa bằng công nghệ.

Systems (Hệ thống):

• Hệ thống phản ánh đến các quy trình và thủ tục được thiết kế và triển khai trong tổ chức. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, đảm bảo rằng các hoạt động và chiến lược được thực thi một cách nhất quán và có tổ chức.
• Để đảm bảo hiệu quả và chất lượng, doanh nghiệp sẽ xây dựng và phân chia thành các hệ thống khác nhau. Mỗi hệ thống đều có nhiệm vụ riêng biệt trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp, bao gồm: Hệ thống quản lý sản xuất, hệ thống bảo trì thiết bị và hệ thống giám sát dây chuyền sản xuất.

Yếu Tố Mềm (Soft Elements)

Các yếu tố mềm thường khó định lượng và thay đổi hơn. Chúng liên quan đến con người và văn hóa của tổ chức.

Shared Values (Giá trị chung):

• Là đại diện cho các nguyên tắc, niềm tin và văn hóa mà tổ chức cùng chia sẻ. Giá trị chung định hình hành vi, quyết định và chiến lược của tổ chức, tạo nên bản sắc và sự gắn kết giữa các thành viên.
• Ứng dụng giá trị chung vào lĩnh vực sản xuất có thể mang lại nhiều lợi ích. Hiệu quả làm việc nhóm được tăng lên, cải thiện chất lượng sản phẩm và quản lý tốt hơn các thay đổi trong môi trường kinh doanh. Đặc biệt, là khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến liên tục.

Style (Phong cách):

• Phong cách là đại diện cho cách thức lãnh đạo và văn hóa tổ chức, thể hiện qua hành vi, thái độ và phương pháp quản lý của các nhà lãnh đạo cũng như toàn bộ tổ chức. Phong cách không chỉ là cách nhà lãnh đạo định hướng đội ngũ, mà còn là cách tổ chức thể hiện giá trị cốt lõi và bản sắc độc đáo của mình.
• Quản lý phù hợp sẽ mang lại sự thúc đẩy cải tiến trong sản xuất, cải thiện hiệu suất làm việc và xây dựng môi trường làm việc tích cực hơn.

Staff (Nhân sự):

• Tập trung vào con người, bao gồm các nhân viên, kỹ năng, và thái độ của họ. Nhân sự là tài sản quý giá nhất của tổ chức,  không chỉ đơn thuần là số lượng hay chức danh công việc, mà còn là chất lượng, kỹ năng, và sự phù hợp của họ với mục tiêu chung của tổ chức. Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chiến lược cùng với phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Yếu tố này có liên quan trực tiếp tới hiệu quả, chất lượng và năng suất sản xuất. Nhân sự có một số ứng dụng cụ thể như: Phân công lao động phù hợp với từng nhân viên, đào tạo phát triển các kỹ năng chuyên môn, xây dựng đội ngũ làm việc đoàn kết và hỗ trợ chuyển đổi công nghệ như tự động hóa hoặc số hóa quy trình sản xuất.

Skills (Kỹ năng):

• Đại diện cho các năng lực cốt lõi mà tổ chức và nhân viên sở hữu để thực hiện nhiệm vụ, đạt được mục tiêu chiến lược và duy trì lợi thế cạnh tranh. Bên cạnh đó, kỹ năng còn có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng thích ứng của tổ chức trong môi trường thay đổi.
• Giữ một vai trò không kém phần quan trọng, yếu tố kỹ năng sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất nhờ kỹ năng chuyên môn cao, đảm bảo kiểm soát chất lượng được ổn định, chia sẻ kỹ năng thông qua chương trình đào tạo và tăng cường an toàn lao động.

Mô hình 7S của McKinsey đã nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hài hòa giữa chiến lược, cấu trúc, hệ thống với con người, kỹ năng và giá trị. Để đạt được hiệu quả cao, doanh nghiệp không chỉ cần tập trung vào từng yếu tố mà còn phải đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa chúng, từ đó xây dựng một tổ chức linh hoạt, mạnh mẽ và phát triển bền vững.

Ứng dụng của mô hình 7S trong sản xuất

Không chỉ là công cụ phân tích lý thuyết, mà 7S còn mang lại giá trị thực tiễn khi áp dụng vào lĩnh vực sản xuất. Với cách tiếp cận toàn diện, mô hình này giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả hoạt động, xây dựng văn hóa doanh nghiệp và thích nghi linh hoạt với sự thay đổi của thị trường.

1. Cải thiện hiệu quả hoạt động:

• Xác định các điểm nghẽn: Hỗ trợ doanh nghiệp xác định chính xác các công đoạn trong quy trình sản xuất đang gặp khó khăn, từ đó tập trung cải tiến. Ví dụ: Nếu phát hiện ra rằng hệ thống quản lý kho thiếu hiệu quả đang gây ra tình trạng thiếu hàng, doanh nghiệp có thể điều chỉnh hệ thống để tối ưu hóa việc nhập xuất hàng hóa.
• Giảm thiểu lãng phí: Phân tích các yếu tố cấu thành, doanh nghiệp có thể phát hiện và loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị gia tăng, chẳng hạn như quá trình kiểm tra chất lượng trùng lặp.
• Nâng cao năng suất: Mô hình 7S khuyến khích doanh nghiệp tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, từ đó nâng cao năng suất lao động và giảm chi phí sản xuất. Ví dụ: Bằng cách cải thiện cấu trúc tổ chức và phân quyền hợp lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu thời gian ra quyết định và tăng tốc độ sản xuất.

2. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ:

• Thúc đẩy sự gắn kết: Khi các yếu tố của mô hình 7S được liên kết chặt chẽ, chúng tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy mình là một phần quan trọng. Điều này thúc đẩy sự gắn kết và lòng trung thành của nhân viên.
• Tăng cường tinh thần đổi mới: Một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ khuyến khích nhân viên đưa ra ý tưởng mới và cải tiến quy trình làm việc.
• Nâng cao khả năng thích ứng: Khi nhân viên chia sẻ cùng một giá trị chung và hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, họ sẽ dễ dàng thích ứng với những thay đổi và thách thức mới.

3. Đáp ứng sự thay đổi của thị trường:

• Linh hoạt: Mô hình 7S giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh các yếu tố cấu thành để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường. Ví dụ, khi thị trường có xu hướng cá nhân hóa sản phẩm, doanh nghiệp có thể điều chỉnh cấu trúc tổ chức và hệ thống sản xuất để đáp ứng nhu cầu này.
• Nhạy bén: Nhờ việc theo dõi chặt chẽ các yếu tố bên ngoài, doanh nghiệp có thể nhanh chóng phát hiện ra các cơ hội mới và đưa ra các quyết định kịp thời.
• Bền vững: Một tổ chức có văn hóa mạnh mẽ và các hệ thống linh hoạt sẽ có khả năng tồn tại và phát triển trong dài hạn, ngay cả khi thị trường có nhiều biến động.

7S không chỉ là một công cụ quản lý, mà còn là một công cụ để tạo ra một tổ chức học hỏi, đổi mới và có khả năng thích ứng cao. Với mô hình 7S, các doanh nghiệp sản xuất có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ và đạt được sự thành công bền vững.

Kết luận

7 yếu tố cốt lõi không chỉ hoạt động độc lập mà còn liên kết chặt chẽ để đảm bảo sự hài hòa trong tổ chức. Trong sản xuất, mô hình này đã chứng minh tính hiệu quả qua việc cải thiện quy trình, giảm lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và xây dựng một nền văn hóa làm việc tích cực. Đồng thời, sự linh hoạt của mô hình giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng của thị trường.

Tóm lại, mô hình 7S không chỉ là một công cụ quản lý chiến lược mà còn là kim chỉ nam để doanh nghiệp xây dựng và phát triển bền vững. Việc áp dụng mô hình này một cách đúng đắn sẽ tạo ra sự chuyển đổi mạnh mẽ, giúp tổ chức không ngừng cải tiến, nâng cao năng lực cạnh tranh và đạt được mục tiêu lâu dài.