Quy Tắc 4M Trong Sản Xuất Là Gì?

Mục lục [Ẩn]

Trong giới sản xuất kinh doanh, định nghĩa quy tắc 4M không còn quá xa lạ gì với họ, nhưng đối với những người thuộc mảng chuyên ngành khác, chắc hẳn quy tắc 4M là một khái niệm vô cùng mới. Vậy 4M là gì? 4M gồm những yếu tố nào? 4M có vai trò thế nào trong chu trình sản xuất? Hãy cùng Trung tâm Đào tạo IRTC giải đáp những thắc mắc này qua bài viết dưới đây nhé.

Tham khảo khóa học
Khóa học Quản lý sản xuất chuyên nghiệp ► Xem chi tiết

Quy tắc 4M là gì?

Quy tắc 4M trong sản xuất là gì?

Quy tắc 4M là một mô hình quan trọng trong quản lý sản xuất và quản lý chất lượng, giúp doanh nghiệp xác định và kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hoặc chất lượng sản phẩm. 4M là viết tắt của bốn yếu tố cốt lõi gồm: Man (Nguồn nhân lực), Machine (Máy móc, thiết bị), Material (Nguyên vật liệu) và Method (Phương pháp).

Thường được sử dụng trong phân tích nguyên nhân gốc rễ, chẳng hạn như biểu đồ xương cá (Ishikawa) để tìm ra và giải quyết các vấn đề ảnh hưởng. Dù là vậy thì trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã mở rộng từ 4M thành 6M, bổ sung thêm Measurement (Đo lường) và Mother nature (Môi trường) để có cái nhìn toàn diện hơn về quá trình sản xuất.

Materials (Nguyên vật liệu)

Materials là hệ thống cung ứng nguyên vật liệu, vật tư cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Nguồn nguyên liệu này phải được cung cấp vừa đủ, không thiếu cũng không thừa để vừa bảo đảm yếu tố cung ứng đầy đủ để không làm gián đoạn quy trình sản xuất, vừa tối ưu được chi phí nguyên liệu đầu vào để nâng cao chất lượng sản xuất, đem lại nguồn thu lớn cho doanh nghiệp.

Tùy lĩnh vực sản xuất khác nhau mà nguồn nguyên liệu cũng sẽ khác nhau. Nếu muốn đảm bảo chất lượng sản phẩm được như mong muốn, doanh nghiệp sẽ cần phải sở hữu một chuỗi cung ứng và hệ thống lưu trữ vật tư đầu vào thật chất lượng và đồng nhất giữa khâu cung cấp và khâu sản xuất.

Cách cải thiện:

• Kiểm soát đầu vào: Thiết lập tiêu chí kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu ngay từ khâu nhập hàng.
• Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Xây dựng mối quan hệ với các nhà cung cấp đáng tin cậy, có năng lực cung ứng ổn định.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Áp dụng các mô hình quản lý kho như FIFO (nhập trước, xuất trước) để tránh vật liệu hư hỏng hoặc hết hạn.
• Chuẩn hóa vật liệu: Định rõ tiêu chuẩn vật liệu và chỉ sử dụng đúng loại đã được phê duyệt để đảm bảo chất lượng sản phẩm.

Tham khảo bài viết: Quy trình quản lý kho vật tư

Methods (Phương pháp)

Methods ở đây là những phương thức quản trị, các phương pháp dùng công nghệ cũng như sức lực để tổ chức hoạt động sản xuất. Với công nghệ phù hợp, trình độ tổ chức sản xuất chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp khai thác triệt để những lợi ích và nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất sản xuất và chất lượng sản phẩm.

Để đạt chất lượng sản xuất tốt nhất, doanh nghiệp của bạn cần phải giải quyết được những câu hỏi như: Phương pháp này có tạo ra được sản phẩm chất lượng không? Phương pháp này có đạt an toàn lao động không? Có quy trình hướng dẫn thao tác không? Phương thức này có thể đạt được 100% hiệu suất công việc hay không?,...

Cách cải thiện:

• Xây dựng quy trình chuẩn (SOP): Thiết lập và liên tục cập nhật quy trình làm việc chi tiết cho từng công đoạn sản xuất.
• Áp dụng Kaizen và Lean: Thực hiện các phương pháp cải tiến liên tục và sản xuất tinh gọn để tối ưu hóa từng bước trong quy trình.
• Đào tạo về quy trình: Tổ chức đào tạo để đảm bảo mọi nhân viên hiểu và tuân thủ đúng quy trình làm việc.
• Kiểm soát chất lượng nội bộ: Thực hiện kiểm tra chất lượng ở từng công đoạn để phát hiện và khắc phục sai sót ngay lập tức.

Tham khảo bài viết về chủ đề áp dụng Lean trong ngành may.

Machines (Thiết bị)

Machines là khả năng đầu tư vào thiết bị, trang máy móc của doanh nghiệp. Có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và năng suất làm việc.

Công nghệ càng ngày càng hiện đại đòi hỏi doanh nghiệp phải càng ngày càng nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ vào sản xuất, đặc biệt là đối với các công ty có dây chuyền tự động hóa sản xuất thì càng phải chú trọng hơn máy móc và quy trình công nghệ của mình. Đầu tư đổi mới công nghệ sản xuất là một khâu không thể lơ là, bởi nếu sở hữu công nghệ lạc hậu sẽ rất khó tạo ra sản phẩm chất lượng tốt để đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Về trang thiết bị, doanh nghiệp luôn cần quan tâm tới công tác bảo trì bảo dưỡng để đảm bảo thiết bị đáp ứng nhu cầu sử dụng và tránh hư hỏng trong quá trình tác nghiệp. Một trong những công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong bảo trì bảo dưỡng trang thiết bị đó là TPM.

Cách cải thiện:

• Bảo trì định kỳ: Xây dựng lịch bảo trì thường xuyên để hạn chế hỏng hóc, giảm thời gian dừng máy.
• Nâng cấp công nghệ: Đầu tư vào thiết bị hiện đại, tiết kiệm năng lượng và tăng năng suất sản xuất.
• Chuẩn hóa vận hành: Xây dựng quy trình vận hành chi tiết và hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng kỹ thuật.
• Theo dõi hiệu suất máy móc: Sử dụng hệ thống giám sát (như IoT) để phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.

Men (Nguồn nhân lực)

Trong các yếu tố kể trên, yếu tố Men – nguồn nhân lực là quan trọng nhất, là nhân tố tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nhân lực bao gồm tất cả các thành viên trong công ty từ cấp lãnh đạo cao nhất cho đến nhân viên vận hành. Dù công nghệ sản xuất có hiện đại đến đâu thì nhân lực vẫn đóng vai trò thiết yếu, tại vì con người là yếu tố sử dụng công nghệ.
Chất lượng nguồn nhân lực sẽ phụ thuộc phần lớn vào quá trình tuyển dụng nhân sự đầu vào và quá trình đào tạo từ doanh nghiệp. Ngoài ra, để có thể tận dụng được sức mạnh của tập thể và thuận lợi cho quản lý thì việc xây dựng quy trình tại doanh nghiệp cũng vô cùng hiệu quả.

Cách cải thiện:

• Đào tạo và phát triển kỹ năng: Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để nâng cao tay nghề và kiến thức về quy trình làm việc.
• Xây dựng văn hóa trách nhiệm: Khuyến khích nhân viên chủ động, làm việc có trách nhiệm và tuân thủ quy trình.
• Bố trí nhân sự phù hợp: Sắp xếp công việc dựa trên năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân để phát huy tối đa khả năng.
• Khuyến khích cải tiến: Thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên để tìm ra những sáng kiến tối ưu hóa sản xuất.

Tham khảo bài viết: Tại sao phải làm việc theo quy trình.

Cách thức để áp dụng 4M trong sản xuất

Cách thức để áp dụng quy tắc 4M như thế nào?

Khi đã hiểu được định nghĩa 4M, việc tiếp theo là áp dụng vào trong khâu quản lý sản xuất, nhưng phải áp dụng thế nào để tăng năng suất làm việc, phải làm sao để quy trình sản xuất trở nên khoa học thì doanh nghiệp phải giải đáp được những câu hỏi liên quan đến từng yếu tố như sau:

Về thiết bị sản xuất (Machines)

Kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cho thiết bị, máy móc là khâu vô cùng quan trọng. Bởi vì trong quá trình sản xuất, những sự cố của máy móc có thể làm gián đoạn cả một chu trình sản xuất, dẫn đến chậm tiến độ, gây thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Để khắc phục được những sự cố hỏng hóc do máy móc, doanh nghiệp phải giải quyết những câu hỏi sau, cụ thể:

• Kiểm tra máy móc như thế nào và bằng cách nào?
• Để phát huy tối đa công suất và hiệu năng thiết bị thì cần phải bố trí và sử dụng thế nào để hợp lý?
• Thực hiện bảo trì như thế nào và thời gian ra sao để thiết bị hoạt động ổn định?
• Nhân viên nào sẽ sử dụng hiệu quả thiết bị này?
• Bố trí thiết bị, dụng cụ sản xuất cũng như không gian thao tác ra sao để thuận lợi nhất cho nhân viên làm việc?

Về nguyên/vật liệu đầu vào (Materials)

Nguyên liệu là yếu tố liên quan đến chất lượng thành phẩm, với một số lĩnh vực, nguyên liệu đầu vào có thể chiếm tới 50% tổng chi phí sản xuất. Do đó khâu kiểm tra nguyên, vật liệu đầu vào là điều kiện tiên quyết cho quy trình sản xuất.

Quy tắc 4M đòi hỏi doanh nghiệp cần giải quyết những vấn đề như: Quá trình sản xuất cần những nguyên liệu gì? Số lượng cung cấp bao nhiêu là hợp lý để tránh bị thiếu hụt cũng như lãng phí quá nhiều? Các bước xử lý nguyên liệu có hợp lý không? Xử lý hàng tồn kho thế nào? Sắp xếp nguyên liệu trong kho, quản lý kho thế nào cho khoa học?…

>>> Tìm hiểu thêm về Khóa Đào tạo Quản Lý Kho tại iRTC

Về phương thức sản xuất (Methods)

Mothods trong quy tắc 4M

Về phương thức, các cán bộ quản lý sản xuất phải tạo ra sự đồng bộ nhịp nhàng giữa các khâu sản xuất với nhau nhằm mục đích nâng cao chất lượng sản xuất. Các cấp lãnh đạo phải biết cách làm cho công nhân nhận thức được nâng cao chất lượng sản xuất không phải là nhiệm vụ riêng của bộ phận KCS mà nó còn là nhiệm vụ chung của toàn doanh nghiệp.

Doanh nghiệp sản xuất có thể đưa ra các khía cạnh như:

• Tỉ lệ lỗi của phương pháp này là bao nhiêu phần trăm?
• Phương pháp hiện tại có an toàn cho việc thi công hay không?
• Phương pháp này có tạo ra sản phẩm đạt yêu cầu không? Có làm tăng chất lượng thành phẩm hay không?
• Biểu đồ theo dõi kế hoạch, lịch trình làm việc được lập ra làm sao?
• Có tài liệu hay cách thức để hướng dẫn thao tác máy móc hay không?

Về nguồn nhân lực (Men)

Nguồn nhân lực là yếu tố cực kỳ quan trọng, là then chốt quyết định sự thành công của cả hệ thống sản xuất. Muốn áp dụng theo quy tắc 4M, doanh nghiệp phải giải quyết được các vấn đề như: xác định rõ mục tiêu công việc, xác định những nhân lực nắm bắt và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, đạt năng suất cao trong quá trình làm việc để có chính sách khen thưởng và có hướng xử lý đối với những nhân viên có tính cẩu thả.

Ngoài ra về phía doanh nghiệp cũng cần giải đáp các câu hỏi như:

• Tiêu chí tuyển dụng cho các vị trí lao động ra sao?
• Cách thức nào xác định sự hiệu quả trong quá trình làm việc của nhân sự
• Chính sách thu hút & giữ chân nhân viên hợp lý?
• Có khả năng đào tạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên mới hay không?

Tại sao phải quản lý tốt 4M?

Quản lý 4M không đơn giản là sự lựa chọn, mà là yếu tố quyết định tới thành công hay thất bại của một doanh nghiệp sản xuất. Bởi lẽ, bốn yếu tố cốt lõi của 4M chính là nền tảng cấu thành toàn bộ quá trình tạo ra giá trị. Chính vì thế, nếu không kiểm soát chặt chẽ từng yếu tố này, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sự rối loạn trong vận hành, gia tăng lãng phí và suy giảm chất lượng sản phẩm.

• Man (Nguồn nhân lực): Con người là trung tâm của mọi hoạt động sản xuất. Dù công nghệ tiên tiến đến đâu, nếu nhân sự thiếu kỹ năng hoặc làm việc thiếu trách nhiệm, quy trình sẽ nhanh chóng bị phá vỡ. Đào tạo và tối ưu hóa năng lực của đội ngũ giúp giảm thiểu sai sót và thúc đẩy cải tiến liên tục.
• Machine (Máy móc, thiết bị): Máy móc là công cụ quyết định tốc độ và độ chính xác của sản xuất. Do đó, nếu không bảo trì thường xuyên hoặc sử dụng sai quy cách sẽ dẫn tới gián đoạn dây chuyền, gây tổn thất nặng nề về thời gian và chi phí.
• Material (Nguyên vật liệu): Yếu tố nguyên vật liệu cũng quan trọng không kém, vì chất lượng đầu vào sẽ quyết định chất lượng của đầu ra. Vì vậy,nếu doanh nghiệp không kiểm soát nguồn cung và tiêu chuẩn nguyên liệu, thì dù có tối ưu đến đâu, sản phẩm cũng vẫn có nguy cơ không đạt yêu cầu, làm mất lòng tin của khách hàng.
• Method (Phương pháp): Phương pháp sản xuất chính là xương sống đảm bảo sự nhất quán và hiệu quả của cả quy trình sản xuất. Khi quy trình thiếu tiêu chuẩn hoặc không được cải tiến liên tục sẽ kéo lùi toàn bộ hệ thống, khiến doanh nghiệp mất lợi thế cạnh tranh và gia tăng lãng phí không cần thiết.

Như vậy, quản lý tốt 4M là cách hiệu quả nhất để doanh nghiệp đạt được sự ổn định và phát triển bền vững. Khi cả bốn yếu tố được tối ưu và phối hợp nhịp nhàng, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo chất lượng sản phẩm mà còn tăng năng suất, giảm chi phí và tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường. Đây không chỉ là chiến lược quản lý, mà còn là triết lý vận hành giúp doanh nghiệp phát triển lâu dài trong môi trường đầy biến động.

Ai nên học quy tắc 4M trong quản lý sản xuất

Khóa đào tạo Quản lý sản xuất tại iRTC 

Hiệu quả trong kinh doanh phụ thuộc khá lớn vào hiệu quả sản xuất, trong đó quản lý sản xuất đóng một vai trò khá quan trọng. Nắm được nguyên tắc này, Vi iRTC đã lên kế hoạch và thiết kế khóa đào tạo Quản lý sản xuất dựa trên nền tảng áp dụng những kiến thức và kỹ năng chuyên môn thực tế, trong đó có việc áp dụng quy tắc 4M vào trong sản xuất để học viên có thể định hình, xây dựng kế hoạch và kiểm soát tốt quy trình sản xuất của doanh nghiệp mình.

Với những chia sẻ của iRTC, hy vọng các bạn đã hiểu được quy tắc 4M trong sản xuất là gì và áp dụng như thế nào để xác định tốt phương án, mục tiêu để áp dụng vào quy trình sản xuất đạt hiệu quả và mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp của bạn.