Mitigation là gì? Cách tiến hành mitigation hiệu quả

Mục lục [Ẩn]

Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi và có thể gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng như trễ tiến độ, phát sinh chi phí, suy giảm chất lượng sản phẩm hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp. Chính vì vậy, trong số các chiến lược ứng phó rủi ro thì Mitigation đã giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó, giảm thiểu khả năng xảy ra hoặc mức độ tác động của rủi ro, đặc biệt trong những tình huống mà việc phòng ngừa hoàn toàn là không khả thi. Để triển khai Mitigation một cách hiệu quả mời bạn đọc cùng tôi đi vào tìm hiểu cách thức tiến hành phù hợp với từng loại rủi ro cụ thể.

Mitigation là gì?

Mitigation được hiểu là tập hợp các biện pháp (hoặc chiến lược xử lý rủi ro) nhằm làm giảm xác suất xảy ra hoặc mức độ tác động của một rủi ro. Trong tiếng Việt, thuật ngữ này thường được dịch là “giảm thiểu”, “giảm nhẹ” hoặc “khắc phục thiệt hại”.

Theo tiêu chuẩn ISO 31000 về quản lý rủi ro, các tổ chức cần thiết lập quy trình quản trị rủi ro một cách có hệ thống, bao gồm các bước: nhận diện - phân tích - đánh giá - xử lý rủi ro - giám sát và rà soát. Trong đó, mitigation là một phần thuộc bước xử lý rủi ro (risk treatment).

Được xếp vào một trong bốn chiến lược ứng phó rủi ro (risk response strategies), biện pháp này thường được áp dụng trong quản trị dự án và tổ chức, gồm:

• Avoid (tránh rủi ro)
• Transfer (chuyển giao rủi ro)
• Mitigate (giảm nhẹ rủi ro)
• Accept (chấp nhận rủi ro)

Khác với “avoid” (tránh) hay “transfer” (chuyển giao), mitigation không loại bỏ hoàn toàn rủi ro, mà tìm cách làm cho nó trở nên ít nghiêm trọng hơn.

Giữa nhiều biến động kèm theo rủi ro tiềm ẩn, việc xây dựng chiến lược trước những thách thức khó lường này chính là nhiệm vụ chung của toàn bộ hệ thống quản lý chứ không chỉ nguyên bộ phận quản trị rủi ro. Chính vì vậy, khi phân tích và thiết kế các biện pháp mitigation cần được lồng ghép vào toàn bộ quy trình ra quyết định, từ chiến lược cấp cao cho đến hoạt động vận hành thường nhật.

Khi nào cần áp dụng Mitigation?

Là một chiến lược ứng phó quan trọng, đặc biệt Mitigation còn rất cần thiết trong những tình huống mà rủi ro không thể loại bỏ hoàn toàn, có thể gây thiệt hại nghiêm trọng về tài chính, tiến độ, hoặc uy tín. Do đó, nếu áp dụng chiến lược Mitigation đúng lúc sẽ giúp tổ chức tăng khả năng kiểm soát, chủ động hơn trong xử lý và nhanh chóng phục hồi sau biến cố. Cụ thể, Mitigation thường được lựa chọn trong các trường hợp sau:

• Rủi ro không thể kiểm soát tuyệt đối: Một số rủi ro có bản chất nằm ngoài khả năng chi phối của tổ chức, như các yếu tố môi trường, thị trường hay xã hội. Trong những tình huống này, Mitigation là lựa chọn cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức vẫn duy trì được khả năng hoạt động ổn định và an toàn tương đối, dù không thể triệt tiêu rủi ro.
• Chi phí phòng ngừa hoặc loại bỏ rủi ro quá cao: Khi chi phí để loại bỏ hoàn toàn một rủi ro vượt quá nguồn lực hoặc không mang lại giá trị kinh tế tương xứng, Mitigation trở thành giải pháp hợp lý để cân bằng giữa chi phí và mức độ bảo vệ. Tổ chức có thể lựa chọn các biện pháp làm giảm xác suất xảy ra hoặc giảm thiểu thiệt hại nếu rủi ro thực sự xảy ra.
• Rủi ro có xác suất xảy ra trung bình đến cao: Trong nhiều trường hợp, tổ chức buộc phải chấp nhận rằng rủi ro sẽ tồn tại trong suốt quá trình vận hành hoặc triển khai dự án. Khi mức độ rủi ro nằm trong khoảng đáng lo ngại nhưng không quá nghiêm trọng, Mitigation đóng vai trò kiểm soát tình hình bằng cách giới hạn phạm vi ảnh hưởng hoặc tăng cường khả năng phản ứng nhanh khi có sự cố.
• Các hoạt động hoặc dự án chịu ảnh hưởng từ yếu tố bên ngoài: Đối với các dự án kéo dài hoặc các ngành nghề dễ chịu tác động từ biến động bên ngoài (ví dụ: biến động kinh tế vĩ mô, thay đổi chính sách, điều kiện tự nhiên...), việc triển khai các phương án Mitigation là cách để tổ chức chủ động ứng phó trong môi trường không chắc chắn, thay vì chỉ phản ứng thụ động khi rủi ro xảy ra.

Trước những biến động hữu hình, Mitigation đã giúp doanh nghiệp nâng cao tính linh hoạt, khả năng kiểm soát và phục hồi trước biến động. Đây cũng là biểu hiện của một hệ thống quản trị rủi ro trưởng thành, nơi tổ chức tập trung vào tránh và thích nghi với rủi ro một cách thông minh, có chiến lược.

Cách tiến hành Mitigation hiệu quả

Thay vì chỉ phản ứng khi sự cố đã xảy ra, các tổ chức cần chủ động xây dựng kế hoạch ứng phó ngay từ giai đoạn lập kế hoạch quản trị rủi ro. Vì vậy, việc thực hiện giảm thiểu rủi ro ngoài xác định giải pháp thì còn cần phải đảm bảo được tính khả thi, tính linh hoạt và có cơ chế theo dõi để điều chỉnh phù hợp. Dưới đây là các bước cụ thể để tiến hành hoạt động Mitigation một cách bài bản và hiệu quả:

1. Phân tích nguyên nhân gốc rễ của rủi ro: Trước khi đề xuất biện pháp giảm nhẹ, cần xác định rõ nguồn gốc và cơ chế hình thành của rủi ro. Điều này giúp đảm bảo các hành động Mitigation tập trung đúng trọng tâm và không chỉ xử lý phần ngọn.
2. Lượng hóa mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra: Sử dụng các công cụ như ma trận rủi ro (Risk Matrix) sẽ giúp tổ chức lượng hóa được khả năng xảy ra và hậu quả tiềm ẩn của rủi ro. Thông tin định lượng này là cơ sở để xác định thứ tự ưu tiên trong triển khai các hành động Mitigation.
3. Lựa chọn biện pháp Mitigation phù hợp: Tùy theo tính chất, mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của rủi ro, tổ chức có thể lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương án như: điều chỉnh quy trình vận hành hoặc áp dụng công nghệ mới để giảm xác suất phát sinh rủi ro, tăng cường công tác kiểm tra hoặc bổ sung các bước kiểm soát tại trung gian.
4. Lập kế hoạch hành động cụ thể: Mỗi kế hoạch cần xác định rõ thời hạn thực hiện, người chịu trách nhiệm chính, nguồn lực đi kèm và tiêu chí đánh giá hiệu quả. Việc cụ thể hóa như vậy giúp tổ chức theo dõi tiến độ và kịp thời can thiệp nếu có sai lệch so với mục tiêu ban đầu.
5. Giám sát và điều chỉnh liên tục: Đây là yếu tố then chốt bảo đảm tính hiệu quả và thích nghi của các biện pháp Mitigation. Tổ chức cần xây dựng cơ chế theo dõi định kỳ, thu thập dữ liệu phản hồi và đánh giá kết quả thực tế. Nếu phát hiện các yếu tố rủi ro thay đổi hoặc biện pháp không còn phù hợp, cần linh hoạt điều chỉnh phương án hành động để duy trì hiệu quả kiểm soát.
6. Tích hợp Mitigation vào hệ thống quản lý tổng thể: Thay vì coi đây là một hoạt động riêng biệt, các biện pháp Mitigation nên được lồng ghép trong toàn bộ chuỗi ra quyết định, từ xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đến quản trị vận hành. Sự tích hợp này giúp nâng cao nhận thức rủi ro trong toàn tổ chức và tạo nên một văn hóa chủ động kiểm soát rủi ro ngay từ gốc.

Tham khảo: Phân tích nguyên nhân gốc rễ bằng phương pháp 5 Why

Việc giảm thiểu rủi ro chỉ thực sự hiệu quả khi tổ chức nhìn nhận đây là một phần không thể tách rời trong quản lý và điều hành. Thay vì xử lý tình huống một cách rời rạc hoặc thụ động, cần thúc đẩy tư duy phòng ngừa dài hạn, gắn kết các hoạt động Mitigation với mục tiêu vận hành và phát triển bền vững. Khi đó, mỗi kế hoạch hành động, mỗi quyết định quản lý đều trở thành một mắt xích góp phần củng cố năng lực ứng phó và tăng độ an toàn cho toàn hệ thống.

Kết luận

Mitigation đóng vai trò như một lớp phòng thủ chiến lược, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát, hạn chế tác động tiêu cực và duy trì tính ổn định trong vận hành. Tuy nhiên, để Mitigation phát huy hiệu quả, cần được triển khai bài bản, linh hoạt theo đặc thù từng tổ chức và liên kết chặt chẽ với toàn bộ hệ thống quản lý. Khi xem việc giảm thiểu rủi ro là một phần trong văn hóa điều hành, doanh nghiệp sẽ không chỉ ứng phó tốt hơn với bất trắc, mà còn mở ra nền tảng vững chắc để phát triển bền vững trong dài hạn.